Hoe herhalingen werken en wat je ermee kunt doen

Gewijzigd op Ma, 29 Apr om 1:41 PM

Algemene uitleg

Cursisten kunnen ingepland worden op een cursus waaraan één of meer herhaalschema's vast kunnen zitten. Van iedere gevolgde cursus waar een herhaling 'aan vast zit' wordt een herhaling aangemaakt.

Dus als een cursist voor het eerst wordt ingepland, dan kan de cursist geen herhalingen hebben. Dat gebeurd sowieso als er een herhaalschema is en als deze is gevolgd (of door handmatig toevoegen).

Voorbeeld bij cursist die één gevolgde cursus heeft en nog één herhaling heeft staan die hij nog moet gaan volgen en waarvoor hij nog ingepland moet worden.

Als je de details van één cursist bekijkt (zie bijvoorbeeld hierboven) dan heeft deze een gevolgde opleiding en een herhaling klaar staan.

Zodra de cursist wordt ingepland op een herhaling, zal 'herhalen' in dit geval weer op 0 staan en zal deze bij 'ingepland' op 1 komen te staan.

Wat er gebeurd in het kort

Een cursus kan 1 of meerdere herhalingen hebben (in een herhaalschema)
- Een herhaling is altijd een cursussjabloon (zodat we kunnen matchen bij inplannen)
Als een cursist wordt ingeschreven op een cursus heeft hij nog geen herhalingen
Als de presentie wordt verwerkt (van minimaal 1 dagdeel) worden de herhalingen + gevolgde opleiding aangemaakt
Als een cursist alsnog afwezig is (aanpassing na presentie verwerking) wordt
- De herhaling weggehaald (mits er maar 1 dagdeel in de cursus is, anders niet)
- De gevolgde opleiding weggehaald (mits er maar 1 dagdeel in de cursus is, anders niet)
- 1 dagdeel weggehaald bij de gevolgdopleiding (mits deze meer dan 1 dagdeel heeft)
Als de cursist toch weer op aanwezig wordt gezet (aanpassing na presentie verwerking) wordt
- De herhaling weer toegevoegd (mits die al niet bestaat)
- Het dagdeel weer toegevoegd bij de gevolgde opleiding (bij meedere dagdelen, mits die al niet bestaat)
- Gevolgde opleiding weer toegevoegd (bij 1 dagdeel, mits die al niet bestaat)

Acties in het kort

Als een cursist een herhaling heeft en het volgende gebeurd:
- Inplannen via API (Wordpress, API, Portalen)
  - Krijgt hij een optie (openstaande aanvragen), gebeurt er niks met herhaling
  - Zie je ook niet meteen dat hij is ingepland
- Inplannen via wizard
  - Wordt herhaling op ingepland gezet (gekoppeld aan cursus)
  - Zie je dat hij is ingepland
- Inplannen vanuit optie (openstaande aanvragen)
  - Wordt herhaling op ingepland gezet (gekoppeld aan cursus)
  - Zie je dat hij is ingepland
- Als cursist is ingepland en wordt uit gepland
  - Wordt indien nodig herhaling terug gezet

Voorwaarden

Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan wil je volledig van deze functionaliteit gebruik willen maken:

Een cursist moet een E-mailadres hebben (in Planaday)
De cursussjablonen (en de ingeplande cursussen) moeten een herhaling bevatten
Er moet een communicatiesjabloon zijn (uitnodiging herhaling)
Communicatiesjabloon (uitnodiging herhaling) moet gekoppeld worden aan de betreffende cursussen die ingepland zijn en aan de cursussjablonen
Er moet een gevolgde opleiding zijn of opleiding komen waarvoor de presentie wordt verwerkt
E-mailadres en telefoonnummer van eigen bedrijf moeten gevuld zijn om communicatiesjabloon goed te vullen met deze gegevens.

Wanneer je wordt uitgenodigd voor herhaling

Dit gebeurd op basis van een gevolgde cursus bij een cursist waarbij een herhalingsdatum is ingevuld.

Vooralsnog gebeurd dit als een presentie wordt verwerkt bij een cursist, zie ook hier.

Je kunt ook zelf gevolgde cursussen toevoegen bij een cursist (met een herhalingsdatum. Lees er hier meer over.

Let op: Als je een gevolgde cursus zelf toevoegt en hier zit een herhaalschema aan vast, dan wordt deze suggestie meteen meegenomen welke je zelf dan nog kunt aanpassen.

Als je bij presentie cursist afwezig meldt

Zodra een cursist bij het presentie verwerken wordt 'afgemeld' (deze was dus niet aanwezig), dan zal de herhaling teruggezet worden. Oftewel, de cursist krijgt dan geen Email en zal opnieuw moeten herhalen, want de herhaling is tenslotte niet gevolgd.

Je kunt optioneel deze herhaalregel bij 'overzichten herhalen' zelf wijzigen door een datum 'herhaling' in te vullen of aan te geven dat deze niet meer hoeft te herhalen.

De herhaalregels in overzicht herhalingen (aanpassen)

Iedere cursist die moet herhalen staat in het overzicht. Je kunt deze bekijken, aanpassen etc. Zie ook dit artikel

Herhaling in detail bij cursist

Indien je kiest voor een cursist en kiest voor 'herhalen' (rechts bij secties) zie je 0, één of meerdere herhalingen die de cursist moet volgen. Iedere regel is te bekijken en te wijzigen. Als je deze wijzigt zie je onderstaande afbeelding:

En als je deze 'wijzigt' zie je dit:

Deze cursist moet de cursus 'Training met Code95' gaan volgen omdat deze al eerder is gevolgd op 29-12-2020. De herhaling moet dan volgen op 29-12-2021. En deze is in dit voorbeeld (afhankelijk van instellingen) uitgenodigd op 16-02-2021.

De cursist heeft nog niet gereageerd door zichzelf in te schrijven of de opleider moet deze cursist inplannen. Als dat gebeurd 'valt' deze herhaling weg uit de lijst 'cursisten -> herhalen' en bij c

Werkwijze stap voor stap inrichten

Lees dit artikel over hoe je dit stap voor stap kunt in stellen