Automatisch cursisten uitnodigen voor herhaling

Cursisten die moeten herhalen kun je automatisch een uitnodiging voor een herhalingscursus sturen. 

Wanneer je wordt uitgenodigd voor herhaling

Dit gebeurd op basis van een gevolgde cursus bij een cursist waarbij een herhalingsdatum is ingevuld en waarvoor een herhaalschema aanwezig is.

Vooralsnog gebeurd dit als een presentie wordt verwerkt bij een cursist, zie ook hier. 

Je kunt ook zelf gevolgde cursussen toevoegen bij een cursist (met een herhalingsdatum. Lees er hier meer over.

Instellen herhalen

Voordat dit mogelijk is, moet dit worden geactiveerd en zijn enkele instellingen nodig. Tevens zijn er enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan.

Afbeelding: voorbeeld cursist met nog te volgen herhalingen

Werking

Iedere dag rond 05.00 uur draait er een script die bekijkt welke cursisten in Planaday moeten herhalen. 

Deze selectie gebeurt op basis van herhaaldatum (zoals ingesteld bij gevolgde opleiding van een cursist) en het geconfigureerde cursussjabloon.

Voorbeeld: Je hebt ingesteld dat 30 dagen voor de herhaaldatum van een cursus een E-mail gestuurd moet worden. Het script kijkt dan naar alle cursisten die over 30 dagen moeten herhalen. Iedere herhaling die voldoet aan een herhaling ingesteld op een datum in deze periode krijgt een uitnodiging.

Resultaat

Van het resultaat (de periode waarin gekeken is) kun je ook een rapportage gemaild krijgen. Dit overzicht bevat een lijst met de gemailde cursisten (uiteraard met links voor correcties in Planaday) en een lijst met overgeslagen cursisten (bijv omdat ze geen e-mailadres hebben of er geen communicatiesjabloon aan de cursus hangt) zodat je altijd een overzicht hebt wie is uitgenodigd en welke cursisten nog wat aanpassingen behoeven.

Communicatie nog versturen

Let op! Alle gegenereerde mails met uitnodiging is nog niet definitief gemaild, maar staat in de Communicatiequeue. Deze moet nog door een medewerker definitief worden verstuurd.

Instellen

Ga naar beheer en kies voor Herhalingen/vervolg opleidingen bij Modules.

Geef aan of de herhaal communicatie aan moet staan. Vervolgens kan worden aangeven hoeveel dagen van te voren er communicatie aangemaakt moet worden. Mocht een cursist geen e-mailadres hebben, dan kun je aangeven hoeveel dagen je de tijd wil hebben om toch een e-mailadres aan te vullen (reparatie dagen).

Afbeelding: instellingen voor herhalingen

Bij rapportage kun je aangeven of je deze wil ontvangen per Email en op welk E-mailadres.

Voorwaarden

Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan wil je volledig van deze functionaliteit gebruik willen maken:

• Een cursist moet een E-mailadres hebben (in Planaday)
• De cursussjablonen (en de ingeplande cursussen) moeten een herhaling bevatten
• Er moet een communicatiesjabloon zijn (uitnodiging herhaling)
• Communicatiesjabloon (uitnodiging herhaling) moet gekoppeld worden aan de betreffende cursussen die ingepland zijn en aan de cursussjablonen
• Er moet een gevolgde opleiding zijn of opleiding komen waarvoor de presentie wordt verwerkt
• E-mailadres en telefoonnummer van eigen bedrijf moeten gevuld zijn om communicatiesjabloon goed te vullen met deze gegevens.

Stap voor stap instellen

Graag helpen wij je op weg om deze functionaliteit te gebruiken. Daarom hebben wij een stappenplan gemaakt:

1. Controleer of de tekst goed is van communicatiesjabloon uitnodiging herhaling.
2. Ga hiervoor naar beheer -> communicatie -> sjablonen.
3. Is de standaard tekst van Planaday niet goed of moet deze worden aangepast? Maak dan een kopie hiervan en pas deze dan aan. (lees hier meer)
4. Koppel bij iedere cursus(sjabloon) dit communicatiesjabloon bij Emails en kopje Herhalingen / herhaling. 
5. Controleer of jouw cursussjablonen en cursussen een herhaling hebben ingesteld. (lees hier meer)

6. Ga naar beheer en kies voor Herhalingen/vervolg opleidingen bij Modules.

7. Geef aan of de herhaal communicatie aan moet staan. Vervolgens kan worden aangeven hoeveel dagen van te voren er communicatie aangemaakt moet worden. Mocht een cursist geen emailadres hebben, dan kun je aangeven hoeveel dagen je de tijd wil hebben om toch een emailadres aan te vullen (reparatie dagen).

8. Bij rapportage kun je aangeven of je deze wil ontvangen per Email en op welk E-mailadres.

9. Klik op opslaan

Script

Iedere dag rond 05.00 uur zal het script alle herhalingen langsgaan en het resultaat (indien ingesteld) mailen. Het is dan van belang dat je in communicatiequeue zelf de mailtjes alsnog verstuurd.