Presentielijst, absentie & presentie van cursus verwerken

Gewijzigd op Di, 16 Apr om 12:22 PM

Zodra een cursus is geweest kun je de presentie verwerken per dagdeel van een cursus.

Dit zorgt (als cursist present was) voor een gevolgde cursus bij cursist en eventueel een herhaling (indien zo ingesteld bij cursus).

Voorwaarden

Je kunt pas een presentie verwerken als:

Een cursus(dagdeel) op vandaag staat of in het verleden
Er tenminste één cursist was ingepland

Cursus presentie verwerken diagram

Als de cursus in het verleden ligt (of vandaag), dan kun je de presentie verwerken.

Vanuit de cursus de presentie verwerken

Ga naar de cursus en zorg dat je de cursus 'bekijkt'.
Scroll iets naar beneden totdat je de dagdelen ziet of kies voor 'overzicht' bij 'dagdelen' rechts bij 'secties
Klik op groene vink bij de dagdeel die je wil verwerken

Vanuit de lijst een presentie verwerken

Je kunt ook direct een presentie die nog niet is verwerkt vinden, selecteren en verwerken.

Hiervoor zijn twee ingangen.

Op het dashboard staat een 'tegel' (zie voorbeeld rechts)
Kies in het menu rechts voor 'cursussen' en dan voor 'Presentie verwerken'

In deze lijst vind je alle nog niet verwerkte presentielijsten. Kies er één door te klikken op 'verwerken'.

De presentie verwerken

Zodra je hebt gekozen voor één van de bovenstaande methodes kom je in het scherm waarin je de presentie werkelijk kunt verwerken.

Voor iedere cursist die ingepland was op dat dagdeel vind je een regel.

Per regel dien je aan te geven wat het resultaat is/was, of zij meedoen voor code95 (optioneel) en of zij er wel of niet waren.

Cursist niet aanwezig

Als een cursist niet aanwezig was, klik je op 'afwezig'. Er komt een vervolgscherm waarin je een korting kunt geven (om welke reden dan ook) voor een volgende (dezelfde) cursus. De huidige cursus wordt altijd gefactureerd (of je moet deze zelf verwijderen bij factureren).

Cursist wel aanwezig

Geef je aan dat een cursist er was, dan wordt er meteen een gevolgde opleiding (met eventueel het ingevoerde resultaat) toegevoegd bij de cursist.

Wellicht heb je afspraken met je klant over de kosten als iemand wel is geweest (de prijs of prijsafspraak) en als zij niet komen opdagen, maar wellicht wel op een ander moment. De prijs kan bijv. nu 100% zijn (de prijs van huidige cursus), maar om de klant tevreden te houden kun je korting geven op de volgende cursus.

Presentie zichtbaar in cursus

Indien één van de dagdelen in een cursus al is verwerkt qua presentie, dan is dat meteen zichtbaar.

Ook als de instructeur via de instructeurportaal de presentie eerder had verwerkt. In dit geval moet je wel de presentie nog even doorvoeren/bevestigen:

Volgende stap na presentie verwerken

De volgende logische stap na presentie verwerken is factureren (als je achteraf factureren actief hebt)

Lees hier meer over factureren.

Gevolg van presentie verwerken

Zodra je een cursus qua presentie hebt verwerkt zal de kleur 'verdwijnen' en zal deze 'grijs' worden.

Het andere gevolg hiervan is dat je ervoor zorgt dat er een gevolgde cursus is toegevoegd bij de cursist. En indien de de cursus ook een herhaalschema had wordt er al een 'herhaling' ingesteld bij

Standaard resultaat instellen

Je kunt standaard de waarde van een resultaat van te voren instellen. Bijvoorbeeld altijd 'geslaagd'. Bij het verwerken van de presentie kun je deze waarde altijd weer 'overrullen'.

Ga hiervoor naar 'beheer > instellingen > Presentie verwerken'.

Bewerk hier standaard de waarde die voortaan gevuld wordt bij presentie verwerken.

Kies hier de standaard waarde en klik op 'opslaan'.

Tips

Gebruik de 'zoekcode' op een presentielijst om hierop te zoeken en direct deze te vinden (vul deze in bij 'zoeken' rechts boven en verwerk direct de presentie
Meer over presentielijst printen lees je hier
Meer over gevolgde cursussen lees je hier
Lees hier alle business rules over gevolgde opleidingen en herhalingen