Velden 'vrije velden' beschikbaar maken in communicatie

Algemene uitleg

Bij het maken van communicatie kun je 'standaard' variabelen gebruiken zoals bijvoorbeeld $e_naam$ waarbij deze wordt vervangen door de naam van de medewerker die de communicatie maakt.

Zo kun je ook $c_naam$ gebruiken om deze te laten vervangen door de naam van de cursist.

Het is nu ook mogelijk om de waardes van een vrij veld beschikbaar te maken in de communicatie.

In deze uitleg geven wij ook enkele voorbeelden (onderin).

Support & hulp

Het ontsluiten van waardes vanuit Extra of vrije velden is zeer complex. Wij ondersteunen je in het geven van voorbeelden. Echter wij kunnen je niet helpen specifiek in jouw situatie aangezien dit per omgeving (= klant) anders is. Een ticket hierover indienen zullen wij altijd beantwoorden met een link naar dit artikel.

Indien je gebruik wil maken van deze feature is het vooral goed lezen van deze documentatie en veel testen. 

Tip: Test iedere keer je docx omzetten naar PDF. Hier lees je precies hoe je dat moet doen.

Waar zijn deze 'vrije velden' (waardes) beschikbaar?

De waardes van deze 'vrije velden' zijn beschikbaar in diversen communicatie welke beschikbaar worden gemaakt via mappers. Hieronder per kopje de mappers waarin vrije velden beschikbaar zijn.

Let op: 'labelnaam' is de naam van het veld bij 'vrije velden'. 

Indien het vrije veld 'VCA diplomanummer' heeft, dan is de labelnaam 'vca_diplomanummer'. Je vind deze labelnamen terug in het overzicht van 'vrije velden'

Afbeelding: overzicht van labelnamen bij 'vrije velden'. Te vinden via 'beheer -> instellingen -> applicatie configuratie -> Extra velden'

Wat betekenen de afkortingen?

Alle velden beginnen met een afkorting. Onderstaand overzicht geeft aan wat deze afkortingen betekenen.

De velden en samenstelling

Indien je een veld voor een cursist (die ook bij 'extra velden' in de categorie 'cursist' staat wil gebruiken, zoek je hieronder de juiste op.

Hoe zoek je dat op?

Je wil een waarde hebben voor 'bevestiging' of een 'certificaat'. Hieronder zoek je eerst categorie op, dus 'Cursus/certificaten'. Daar zie je tussen (haakjes) staan welke je moet hebben.

Dus als je de waarde van een extra veld wil, dan is dat bijvoorbeeld c_vv_ikbeneenveldnaam voor het extra veld cursist_vrijeveld(vv)_labelnaam.

Overal (in onderstaande categorieën):

• m_vv_labelnaam (cursist)

• eb_vv_labelnaam  (bedrijf)

Cursus/Certificaten

• cb_vv_labelnaam  (bedrijf)

• c_vv_labelnaam  (cursist)

• cb_cp_vv_labelnaam  (cursist)

• cr_instructeur_vv_labelnaam  (cursist)

• cr_vv_labelnaam  (cursus)

Presentielijsten

• c_vv_labelnaam  (cursist)

• cb_vv_labelnaam  (bedrijf)

• cr_vv_labelnaam  (cursus)

Inschrijflijsten

• c_vv_labelnaam  (cursist)

• cb_vv_labelnaam  (bedrijf)

• cb_cp_vv_labelnaam (cursist)

• cr_vv_labelnaam  (cursus)

Herhalingen

• cb_vv_labelnaam (bedrijf)

• c_vv_labelnaam (cursist)

• cb_cp_vv_labelnaam (cursist)

• gc_vv_labelnaam (cursus)

Taken

• cp_vv_labelnaam (cursist)

• cr_vv_labelnaam  (cursus)

• cb_cp_vv_labelnaam (cursist)

Praktijk voorbeelden

Waarde extra veld van cursist in certificaat zetten

Een cursist heeft enkele extra velden welke je zelf hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

• VCA vervaldatum
• VCA diplomanummer

Afbeelding; de 2 bedoelde velden welke zijn aangemaakt voor 'cursist' bij 'extra velden'

Je wil deze waardes bijvoorbeeld in een certificaat hebben. En de waardes zijn als volgt voor 'Julius Blonk':

Voorbeeld cursist met ingevulde gegevens bij 'Extra informatie' welke extra velden zijn.

En deze wil je als volgt hebben in een certificaat:

Certificaat

Jouw naam: Julius Blonk

VCA Nummer: 123123123
Vervaldatum: 30-09-2021

Dan zoek je in de lijst (bovenaan bij 'velden en samenstelling') op wat je nodig hebt hiervoor. Dit is de cursus/certificaat kopje. Dus moet iedere aparte veld voor een cursist beginnen met een c_ aangezien je dit wil gebruiken voor een cursist.

Vervolgens zoek je de labelnaam op bij 'extra velden'. Je ziet daar [mapper]_vv_vca_vervaldatum staan. Dus vervang je [mapper]_ door c_ en krijg je c_vv_vca_vervaldatum 

Dan zou dit de opmaak moeten zijn in jouw word bijlage welke later omgezet wordt naar een PDF.

Certificaat

Jouw naam: $c_naam$

VCA Nummer: $c_vv_vca_diplomannummer$
Vervaldatum: $c_vv_vca_vervaldatum$

Werkwijze voor certificaat of uitnodiging (cursus)

1. Pas een bestaande aan (zie hier) of maak een kopie van een communicatiesjabloon welke je wil aanpassen
2. Zoek de 'labelnaam' op in het juiste overzicht van 'extra velden'
3. Stel de variabele samen op basis van [mapper]_vv_labelnaam
4. Zet de variabele in het document

Bijhorende documenten als voorbeeld.

Onderin dit artikel zie je 2 bestanden certificaat_voorbeeld.docx + certificaat_voorbeeld_gegenereerd.pdf welke zijn gemaakt op basis van bovenstaande voorbeelden en data.

Waarde extra veld van cursist in presentielijst zetten

Een cursist heeft enkele extra velden welke je zelf hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

• VCA vervaldatum

Afbeelding; de 2 bedoelde velden welke zijn aangemaakt voor 'cursist' bij 'extra velden'

Je wil deze waarde bijvoorbeeld in een presentielijst hebben. En de waardes zijn als volgt voor 'Julius Blonk':

Voorbeeld cursist met ingevulde gegevens bij 'Extra informatie' welke extra velden zijn.

En deze wil je als volgt hebben in een presentielijst:

Dan zoek je in de lijst op wat je nodig hebt voor deze 'velden en samenstelling'. Dit is de cursus/certificaat mapper. Dus moet iedere aparte veld voor een cursist beginnen met een c_

Vervolgens zoek je de labelnaam op bij 'extra velden'. Je ziet daar [mapper]_vv_vca_vervaldatum staan. Dus vervang je [mapper]_ door c_ en krijg je c_vv_vca_vervaldatum 

De tabel in de presentielijst is 'bijzonder'. Want een 2de rij moet altijd beginnen met $c_nummer$. Hierna zal bij het genereren van het document de waardes worden opgehaald voor iedere cursist die in de 'groep' of cursus zit van DAT dagdeel.

Dus voeg je een kolom toe met deze variabele:

$c_vv_vca_vervaldatum$

Werkwijze voor certificaat of uitnodiging (cursus)

1. Pas een bestaande aan (zie hier) of maak een kopie van een communicatiesjabloon welke je wil aanpassen
2. Zoek de 'labelnaam' op in het juiste overzicht van 'extra velden'
3. Stel de variabele samen op basis van [mapper]_vv_labelnaam
4. Zet de variabele in het document

Bijhorende documenten als voorbeeld.

Onderin dit artikel zie je 2 bestanden presentielijst_voorbeeld.docx + presentielijst_voorbeeld_gegenereerd.pdf welke zijn gemaakt op basis van bovenstaande voorbeelden en data.

Waarde extra veld van bedrijf in bevestiging zetten

Een bedrijf heeft een extra veld welke je zelf hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

• Relatiecode

Afbeelding; Extra veld 'relatiecode is aanwezig bij 'extra informatie' door 'extra velden'

Je wil deze waarde bijvoorbeeld in een bevestiging hebben zodra je een cursist inplant voor een cursus.

Voorbeeld communicatie met dit veld vanuit extra veld bij een bedrijf

Dan zoek je in de lijst op wat je nodig hebt voor deze mapper. Dit is de cursus/certificaat mapper. Dus moet iedere aparte veld voor een cursist beginnen met cb_ cb staat voor 'contact bedrijf'. 

Vervolgens zoek je de labelnaam op bij 'extra velden'. Je ziet daar [mapper]_vv_relatiecode staan. Dus vervang je [mapper]_ door cb_ en krijg je c_vv_relatiecode 

Werkwijze voor bevestiging uitnodiging cursist aanpassen bij inplannen cursus

1. Pas een bestaande aan (zie hier) of maak een kopie van een communicatiesjabloon welke je wil aanpassen
2. Zoek de 'labelnaam' op in het juiste overzicht van 'extra velden'
3. Stel de variabele samen op basis van [mapper]_vv_labelnaam
4. Zet de variabele in het document

Bijhorende documenten als voorbeeld.

Onderin dit artikel zie je 2 bestanden bevestiging-inschrijving.docx + bevestiging-inschrijving_gegenereerd.pdf welke zijn gemaakt op basis van bovenstaande voorbeelden en data.

Waarde extra veld van cursus in bevestiging zetten

Een cursus heeft een extra veld welke je zelf hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld:

Let op: enkel een cursus heeft extra velden, cursussjablonen hebben deze niet!

• Beschikbaar tot (datumveld)

Afbeelding; Extra veld 'beschikbaar tot' is aanwezig bij 'extra informatie' door 'extra velden'

Afbeelding: Deze waarde is in iedere cursus beschikbaar en kan voor iedere cursus een eigen waarde bevatten

Je wil deze waarde bijvoorbeeld in een bevestiging hebben zodra je een cursist inplant voor een cursus. Bijvoorbeeld om een vervaldatum van iets aan te geven of een ander veld zoals 'niveau' of iets anders wat je hebt aangemaakt.

Voorbeeld communicatie met dit veld vanuit extra veld bij een cursus

Dan zoek je in de lijst 'velden en samenstelling' op wat je nodig hebt voor deze mapper. Dit is de cursus/certificaat mapper. Dus moet iedere aparte veld voor een cursist beginnen met cr_ cr staat voor 'cursus'. 

Vervolgens zoek je de labelnaam op bij 'extra velden'. Je ziet daar [mapper]_vv_beschikbaar_tot staan. Dus vervang je [mapper]_ door cr_ en krijg je cr_vv_beschikbaar_tot 

Werkwijze voor bevestiging uitnodiging cursist aanpassen bij inplannen cursus

1. Pas een bestaande aan (zie hier) of maak een kopie van een communicatiesjabloon welke je wil aanpassen
2. Zoek de 'labelnaam' op in het juiste overzicht van 'extra velden'
3. Stel de variabele samen op basis van [mapper]_vv_labelnaam
4. Zet de variabele in het document

Bijhorende documenten als voorbeeld.

Onderin dit artikel zie je 2 bestanden bevestiging-inschrijving.docx + bevestiging-inschrijving_gegenereerd_2.pdf welke zijn gemaakt op basis van bovenstaande voorbeelden en data.