Communicatiesjablonen aanpassen

Gewijzigd op Do, 26 Jan, 2023 om 11:53 AM

Beschikbaar vanaf versie 2.40.6

Iedere communicatie in Planaday wordt gegenereerd op basis van een communicatiesjabloon. Zo'n communicatiesjabloon bevat de volgende onderdelen:

Titel
Omschrijving
Email
- Onderwerp
- Tekst
Document (de bijlage) met alle details (gegenereerd)

Voorbeeld

Er wordt een cursist ingepland in een cursus. Bij het inplannen wil je de cursist mailen met alle details. Dit gebeurd middels een communicatiesjabloon in een cursus. De gegevens van de cursus, cursist worden samengevoegd in het onderwerp van de mail, het mailbericht en in het bijgevoegd pdf-document.

Waar communicatiesjablonen worden gebruikt

De communicatiesjablonen worden overal in Planaday gebruikt. Bijvoorbeeld voor:

De communicatie van en bij een cursus, zoals
- Bevestiging uitnodiging
- Bevestiging uitschrijven of inschrijven van optie, wachtlijst of inschrijflijst
- Herinnering cursus
- Uitnodiging herhaling
Uitnodiging van in- en uitplannen van een instructeur
Taak toewijzen
Toegang van cursist, instructeur of klant
Facturen, herinneringen etc
Certificaten
Pasjes
Brieven
Diversen, zoals
- Een presentielijst
- Cursusmap
- Contract
- etc.

Algemene werking van een communicatiesjabloon

Zie de communicatiesjabloon als een virtueel mapje met hierin een omschrijving, de tekst voor de mail en een bijlage. Die bijlage is een word document die meerdere codes bevat en die worden vervangen door de werkelijke waardes, zoals bijv $c_naam$. Die code wordt bij het genereren van de mail en de bijlage (van word naar pdf) omgezet in de naam van de cursist.

Zodra een actie met communicatie wordt gemaakt wordt er een mail gemaakt met een onderwerp, een tekst en een bijlage. Dit gebeurd in combinatie met de gegevens van de cursus, de cursist (of instructeur) en het communicatiesjabloon.

Tip: Bekijk onderin de voorbeelden van een word document met de codes erin en hoe deze eruit ziet als deze is gegenereerd.

Standaard communicatiesjablonen

Iedere Planaday omgeving bevat standaard al communicatiesjablonen. Deze zijn voorzien van een titel, omschrijving, tekst en onderwerp voor de mail en een bijlage. Deze communicatiesjablonen zijn wel te gebruiken, maar niet te wijzigen.

Deze communicatiesjablonen vind je via 'Beheer → Instellingen → Communicatie & documenten → Sjablonen'.

Hier vind je de communicatiesjablonen

Nieuw communicatiesjabloon maken of aanpassen

Een standaard communicatiesjabloon is niet aan te passen.

Hiermee kunnen wij ervoor zorgen dat als er wijzigingen zijn deze op deze plaats aangepast kunnen worden welke dan geen invloed hebben op je processen.

Mocht je andere teksten willen gebruiken of de bijlage willen wijzigen (bijvoorbeeld andere indeling of ander logo), dan moet er eerst een kopie worden gemaakt van het standaard sjabloon.

Werkwijze

Ga naar 'Beheer → Instellingen' en kies voor 'Sjablonen' bij 'Communicatie & documenten'
Zoek het sjabloon op welke je wil gebruiken (ieder sjabloon die basis is wordt aangemerkt met 'basis template'.
- Let op alle sjablonen zijn ingedeeld in 'tabs'

Hier zie je welke mogelijkheden er zijn bij de communicatiesjablonen

Klik vervolgens op 'kopieer' () button om een kopie te maken van de geselecteerde communicatiesjabloon
Je kunt meteen je wijzigingen doorvoeren, zoals:
- Titel wijzigen
- Het onderwerp van de mail
- Teksten in de email (zie ook hieronder 'email aanpassen')
- Document template wijzigen *) (zie ook hieronder 'bijlage wijzigen')
- En daar je eigen word document toevoegen
Na het bevestigen is je communicatiesjabloon opgeslagen onder de naam die jij hebt opgegeven.
Hierna pas je de betreffende cursussen en cursussjablonen aan door hier de juiste communicatiesjabloon te kiezen bij 'email'. (sla wel cursus of cursussjabloon nog even op)

Email aanpassen

Zodra je een communicatiesjabloon aan het bewerken bent kun je de mail onderwerp en tekst direct aanpassen.

Doe dit bij het onderdeel 'Email template'.

Tip: wil je meer met deze HTML-editor kunnen doen? Lees dan dit artikel.

Bijlage wijzigen

De bijlage die wordt gestuurd naar een cursist, contactpersoon of een certificaat die wordt gemaakt is een Word document. Dit word document wordt omgezet in een PDF-document zodra je gaat mailen of als je een certificaat maakt.

De bijlage kun je plaatsen door te kiezen voor het communicatiesjabloon en te kiezen voor 'Document template'. Dat is een aparte sectie in deze pagina.

Je kunt de mee gekopieerde bijlage downloaden, opslaan, bewerken en vervolgens weer uploaden.

Klik op 'download' om de bestaande op te slaan en te bewerken.
Klik op 'verwijder koppeling' om de bestaande bijlage uit communicatiesjabloon te halen
Klik op 'No file selected' om de nieuwe bijlage te kiezen op jouw computer
En klik vervolgens op 'Opslaan' om de gehele communicatiesjabloon te bewaren en dus ook de nieuw bijlage te koppelen/bij te voegen.

*) De bijlage zelf wijzigen

Tijdens het wijzigen van een communicatiesjabloon kun je de bijlage (die je wellicht ook mee had gekopieerd) openen of opslaan. Wij adviseren je deze op te slaan en de locatie te bewaren.

Open vervolgens dat Word-document en maak je wijzigingen. Sla deze vervolgens op en voeg deze weer toe (de oude bijlage hoef je niet eerst te verwijderen, dat gebeurd dan automatisch).

Hierna kun je communicatiesjabloon met de nieuwe bijlage opslaan.

Tips

Voorbeelden van al onze (standaard) communicatiesjablonen kun je hier vinden
Test ook je Word-document, zie ook hier hoe dat werkt!
Pas de betreffende cursussen en cursussjablonen aan met deze nieuwe communicatiesjabloon. Hier lees je daar meer over.
Zien welke communicatie velden je kunt gebruiken? Zie dit artikel

Instructievideo

Wij leggen dit ook graag uit in een instructievideo:

Voorbeelden

De communicatie aangemaakt in Planaday

Voorbeeld van communicatiesjabloon met codes

Voorbeeld van een gegenereerde bevestiging uitnodiging voor een cursus die is gestuurd naar een cursist