Bedrijven samenvoegen (ontdubbelen) met hetzelfde adres/postcode

Gewijzigd op Wed, 25 Jan 2023 om 02:54 PM

Beschikbaar vanaf versie: 2.41.2, zie releasekalender

Het kan voorkomen dat je, door welke reden dan ook, meerdere (dubbele) bedrijven hebt in Planaday. Met deze instructie kun je snel zien welke bedrijven er dubbel zijn en kun je één of meerdere bedrijven samenvoegen. De onderliggende cursisten met taken, cursussen etc. worden dan ook samengevoegd bij het bedrijf waarbij je deze wil samenvoegen. Op deze manier heb je wederom één uniek bedrijf waarin alle cursisten bij elkaar staan.

Wanneer er meerdere (dubbele) bedrijven in Planaday aanwezig zijn, werkt de functie 'automatisch goedkeuren' niet. De reden hiervoor is dat de 'automatisering' geen 'uniek' bedrijf kan vinden op bijvoorbeeld postcode. Want er zijn tenslotte meerdere bedrijven en dan kan er geen 'unieke' keuze worden gemaakt.

Voordelen en gevolgen

Voordelen

De voordelen van samenvoegen van bedrijven is dat je administratie opgeruimd blijft. Daarnaast is het automatisch goedkeuren geoptimaliseerd en kan de automatisering hiervoor makkelijker plaatsvinden.

Gevolgen van samenvoegen

Inhoud van records worden NOOIT aangepast
Records worden alleen 'omgehangen' naar een ander bedrijf
Er vinden GEEN controles plaats op dubbele gegevens (bijv. cursisten)
Overgenomen bedrijven worden op inactief gezet
Deze actie is onomkeerbaar. Ook voor Planaday medewerkers!

Wat wordt er allemaal omgehangen?

Cursisten (actief/inactief) inclusief bestanden
Facturen, openstaande factuurregels, offertes, prijsafspraken en vouchers
Communicatie inclusief bestanden
Gekoppelde cursussen (i.v.m. gesloten website/API)
Bestanden
Notities
Taken

Voorbeelden & overzichten

Overzicht bedrijven

In het overzicht bedrijven zie je alle bedrijven. In onderstaand voorbeeld zie je meerdere bedrijven die dezelfde postcode hebben, maar toch als apart bedrijf erin staan.

Samenvoegen

Overzicht samenvoegen

Er is een overzicht beschikbaar via 'Beheer → Onderhoud → Bedrijven met gelijke adressen'. Zie onderaan de werkwijze in hoofdstuk 'Werkelijk samenvoegen'.

Via bedrijf zelf samenvoegen

Bij ieder bedrijf dat je bekijkt, heb je bovenaan de actie-button 'Bedrijven samenvoegen'.

Button 'bedrijven samenvoegen'.

Mogelijkheden bij bedrijf

Zodra je deze button aanklikt kom je op een vervolgscherm. Er zijn dan 2 mogelijkheden:

Er zijn geen dubbele bedrijven gevonden op 'postcode'
Er zijn wel dubbele bedrijven gevonden op 'postcode'

Dubbele bedrijven gevonden

Als er dubbele bedrijven gevonden zijn, dan krijg je een soortgelijk scherm als hieronder:

Na het aanvinken van één of meerdere bedrijven onderin krijg je de mogelijkheid om naar stap 2 te gaan om alles te controleren.

Opties in stap 2

In stap 2 heb je de volgende opties:

Lege cursisten negeren (wil je cursisten waar nog niets 'in zit qua data, cursussen etc) negeren?
Testrun (je ziet eerst wat er gebeurd), maar het wordt nog niet doorgevoerd

Tip: Kies ervoor om 'testrun' op 'ja' te zetten, dan zie je een resultaat van het samenvoegen zonder dat dit echt is gebeurd. Dat is handig om te bekijken wat er werkelijk gebeurd.

Werkelijk samenvoegen

Optie via bedrijf

Bij ieder bedrijf dat je bekijkt heb je bovenaan de actie-button 'Bedrijven samenvoegen'.

Mogelijkheden bij bedrijf

Zodra je deze button aanklikt kom je op een vervolgscherm. Er zijn dan 2 mogelijkheden:

Er zijn geen dubbele bedrijven gevonden op 'postcode'
Er zijn wel dubbele bedrijven gevonden op 'postcode'

Indien er dubbele bedrijven zijn gevonden volg dan de wizard zoals hierboven beschreven.

Optie via onderhoud

Er is een overzicht beschikbaar via 'Beheer → Onderhoud → Bedrijven met gelijke adressen'.

In dit overzicht worden alle bedrijven getoond die volgens Planaday een dubbele postcode hebben, met het aantal erbij.

Overzicht bedrijven bij 'onderhoud' waarbij er meerdere bedrijven zijn met dezelfde postcode

Werkwijze samenvoegen vanuit onderhoud

Ga naar 'Beheer → Onderhoud → Bedrijven met gelijke adressen'
Kies bij het bedrijf welke je wil samenvoegen en klik op het icoon 'samenvoegen'
Als er dubbele bedrijven gevonden zijn, dan krijg je een soortgelijk scherm als hieronder:

Na het aanvinken van één of meerdere bedrijven onderin krijg je de mogelijkheid om naar stap 2 te gaan om alles te controleren.

Opties in stap 2

In stap 2 heb je de volgende opties:

Lege cursisten negeren (wil je cursisten waar nog niets 'in zit qua data, cursussen etc) negeren?
Testrun (je ziet eerst wat er gebeurd), maar het wordt nog niet doorgevoerd

Tip: Kies ervoor om 'testrun' op 'ja' te zetten, dan zie je een resultaat van het samenvoegen zonder dat dit echt is gebeurd. Dat is handig om te bekijken wat er werkelijk gebeurd.

Controleren op 'dubbele bedrijven'

Wil je weten of je dubbele bedrijven hebt op basis van 'postcode'? Ga dan naar het overzicht op via 'Beheer → Onderhoud → Bedrijven met gelijke adressen'.

In dit overzicht vind je één bedrijf waarvan er meerdere gevonden zijn

In dit overzicht zijn geen dubbele bedrijven gevonden op basis van postcode

Tips

Instructievideo

Wij leggen dit ook graag uit in een instructievideo: