Optioneel aanvragen direct goedkeuren vanuit portalen

Algemeen goedkeuren vanuit portalen

Iedere aanvraag die wordt gedaan (ingeschoten) via de portalen komt standaard terecht bij 'openstaande aanvragen'. Zie ook dit artikel.

Het is ook mogelijk om deze direct goed te keuren, waarna deze boeking (dat is een cursist/deelnemer/student) direct met of zonder communicatie, factuurregels etc wordt ingepland in de bedoelde cursus.

Deze optie staat standaard uit en dient door de 'superadmin' zelf actief te worden gemaakt. Zie ook 'Werkwijze & activeren'.

Hier kun je de instelling wijzigen. Standaard staat 'Boeking direct goedkeuren' op 'nee'

Hoe het werkt

Indien actief gezet door 'superadmin' wordt er op basis van voorwaarden een beslissing genomen of de boeking via de portalen direct goedgekeurd moet worden. Hiermee wordt bedoeld dat de 'handmatige actie' 'goedkeuren' automatisch wordt overgeslagen indien je dat wil.

Voorwaarden

• Een klanten en/of cursisten portaal hebben, zie hier

Werkwijze & activeren

Standaard staat de optie 'direct goedkeuren' UIT!

Direct goedkeuren actief zetten

Zet automatisch goedkeuren aan. Onderneem de volgende stappen:

Klanten portaal:

1. Ga naar 'beheer -> instellingen'
2. Kies voor 'Klanten portaal' bij 'Publieke pagina's, API & Portals' indien actief
3. Zet 'direct goedkeuren' op 'ja' als je deze actief wil hebben

Cursisten portaal:

1. Ga naar 'beheer -> instellingen'
2. Kies voor 'Cursisten portaal' bij 'Publieke pagina's, API & Portals' indien actief
3. Zet 'direct goedkeuren' op 'ja' als je deze actief wil hebben

Hier stel je eenvoudig in dat 'direct goedkeuren' actief is.

Extra voorwaarden bij goedkeuren

Je kunt optioneel kiezen om communicatie aan of uit te zetten. Dit doe je door het volgende te doen:

Klanten portaal:

1. Ga naar 'beheer -> instellingen'
2. Kies voor 'Klanten portaal' bij 'Publieke pagina's, API & Portals' indien actief
3. Zet 'communicatie aanmaken' op 'ja' als je wil dat deze aangemaakt worden
4. Zet 'communicatie aanmaken' op 'nee' als je wil dat deze niet aangemaakt worden

Cursisten portaal:

1. Ga naar 'beheer -> instellingen'
2. Kies voor 'Cursisten portaal' bij 'Publieke pagina's, API & Portals' indien actief
3. Zet 'communicatie aanmaken' op 'ja' als je wil dat deze aangemaakt worden
4. Zet 'communicatie aanmaken' op 'nee' als je wil dat deze niet aangemaakt worden

Hier stel je eenvoudig in of 'communicatie aanmaken' wel of niet actief is.

Extra instelling bij bedrijf (niet goedkeuren)

Standaard staat 'direct goedkeuren' UIT. Zo lang 'direct goedkeuren' uit staat, is het niet mogelijk om dit per bedrijf te wijzigen. Wanneer 'direct goedkeuren' AAN wordt gezet, kun je bij een bedrijf er voor kiezen om 'direct goedkeuren' toch uit te zetten.

Wanneer je de wens hebt om dit omgedraaid te hebben (dus: standaard UIT, maar wel de mogelijkheid om dit per bedrijf AAN te zetten), kunnen wij dit eenmalig op verzoek veranderen. Dit kun je doen door een ticket te sturen naar support en aan te geven wat jouw voorkeur is.

Werkwijze uitzondering per bedrijf

Voor de bedrijven waarvoor je deze uitzondering wilt, onderneem je de volgende stappen:

1. Zoek bedrijf op en klik op 'bekijk'
2. Kies voor sectie 'Portalen' bij instellingen (rechtsonder in bij secties)
3. Kies voor tabblad 'Afhandeling inschrijvingen'
4. Geef hier je voorkeur 'Direct goedkeuren' op
5. Klik op opslaan

Bewerkscherm bij bedrijf om voorkeur te wijzigen

Let op: Standaard zal ieder bedrijf op 'ja' staan indien 'direct goedkeuren' ook op 'ja' (dus actief) staat.

Handig overzicht

Er zijn veel afhankelijkheden en om niet het overzicht te verliezen hebben wij een 'dashboard' gemaakt waarin je snel een overzicht hebt van de instellingen voor 'direct goedkeuren' en wat wel en niet actief is.

Lees hier alles over deze instellingen.

Handig om te weten

Van iedere boeking die binnenkomt en direct wordt goedgekeurd wordt het volgende gedaan:

• Er wordt een notitie gemaakt bij bedrijf en/of cursist
• Er wordt (indien actief) een openstaande factuurregel gemaakt
• Er wordt communicatie aangemaakt volgens instellingen (dus wel of niet)

Handige links

• Hoe krijg ik toegang tot deze portalen zie hier
• Hoe werken 'openstaande aanvragen' zie hier