Klant (contactpersoon) of cursist toegang geven tot portaal

Je kunt 1 of meerdere personen (dat kunnen contactpersonen of cursisten zijn) toegang geven tot eigen omgeving binnen de portal.

Hiertoe moet een actie worden ondernomen binnen Planaday zelf.

Let op: Klanten-, cursisten- of instructeursportaal moet wel zijn geactiveerd in jouw omgeving.

Werkwijze

1. Ga naar het bedrijf en/of (contact)persoon binnen Planaday applicatie (niet je eigen bedrijf!)
2. Klik op bewerken
3. Kies voor tabblad Portals inloggen
4. Kies vervolgens bij Mag inloggen voor ja
5. Controleer het E-mailadres of vul deze in of wijzig deze (tip gebruik button)
6. Kies bij omgevingen voor één van de beschikbare portalen
7. Kies een portaalrol
8. Klik op opslaan

Deze persoon heeft nu toegang tot de portalen.

Standaard heeft deze persoon nu een mail ontvangen met een toegangscode waarmee deze zelf een wachtwoord kan genereren.

Vervolgstappen

Voor iedereen die je toegang geeft tot een portaal wordt een mail klaar gezet met een link om zelf een wachtwoord in te voeren (2x). Indien de link al een keer gebruikt is, zal deze vervallen. 

Deze mail staat in 'communicatie-queue' en zal nog wel definitief verstuurd moeten worden.

Wil je dat deze persoon alsnog een wachtwoord kan herstellen, lees dit artikel en stuur eventueel handleiding (links aanwezig in dit artikel).

Je kunt meerdere personen van 1 bedrijf toegang geven voor de portal.

Herhaal hiervoor de bovenstaande stappen.

Let op veiligheid! Wij raden aan niet het wachtwoord door te geven aan de medewerker, maar de medewerker enkel de URL door te geven van de portaal en aldaar zelf zijn wachtwoord te (laten) wijzigen. 

Tip: Iedere keer als je een persoon toegang verleent wordt er na het opslaan van die actie een mail klaargezet met tekst waarin de persoon wordt uitgenodigd om een wachtwoord te wijzigen. Hierdoor weet jij het wachtwoord niet en weet de cursist of contactpersoon dit wel. Vul daarom zelf een wachtwoord in, maar communiceer deze niet.

Portaalrollen & portaalrechten

Tip: Lees ook hier hoe je eventueel portaalrollen kan gebruiken.

Mail naar cursist of contactpersoon

De communicatie die wordt gebruikt om te sturen naar een cursist kun je vinden bij communicatiesjablonen.

Onderneem de volgende stappen om deze te zien en eventueel aan te passen:

• Ga naar 'beheer'

• Kies voor 'sjablonen' bij 'Communicatie & documenten'

• Kies voor tabblad 'Toegang'

Wil je een bestaande aanpassen? Kopieer eerst een bestaande sjabloon en pas de gekopieerde aan.

Hoe dat precies werkt lees je hier.

Hierna kun je het aangepaste communicatiesjabloon selecteren en instellen zodat de nieuwe (die jij net hebt aangepast).

Werkwijze

• Ga naar 'beheer'
• Kies bij 'Publieke pagina's, API & Portals' voor de omgeving waarvoor jij een andere communicatiesjabloon wil
• Kies jouw communicatiesjabloon die je wil gebruiken om te mailen

Tips:

• Geef deze medewerker of contactpersoon de URL van de portaal door (dit wordt ook in de diversen mailtjes vermeld).

• Geef deze medewerker de URL van de handleiding: zie hier

• Wil je zien hoe een klant een portaal ziet en welke informatie deze ziet?
  Ga dan zelf naar de portaal en login met je eigen planaday logingegevens. Je krijgt dan meteen de mogelijkheid om een klant te kiezen en te impersonaten als die persoon.
• Plaats een link op je eigen website naar de portaal voor instructeurs. Op die manier kun je je instructeurs hier naar toe verwijzen en is de portaal met één klik beschikbaar. 
• Communiceer geen wachtwoord, maar verzin er zelf één en laat Planaday automatisch mailen naar cursist of contactpersoon.

Instructievideo