Portaalrollen & portaalrechten

Algemene uitleg

Iedereen die kan inloggen in een portaal heeft een portaalrol. In zo'n portaalrol zitten rechten. Hiermee wordt aangegeven en geregeld wat zij wel/niet kunnen en mogen in een bepaalde rol.

Voor iedere omgeving (klanten-, cursisten- en instructeursportaal) is standaard één 'basis' rol gemaakt waarin staat aangeven wat zij wel en niet mogen doen en zien.

Overzicht van de huidige portaalrollen in 'beheer'

Principe portaalrollen

Iedere portaalgebruiker is gekoppeld aan een portaalrol. In zo'n portaalrol zitten (portaal)rechten. En hierdoor kun je bepalen per gebruiker - die mag inloggen in een portaal - wat zij wel en niet kunnen zien en kunnen doen. 

Je kunt zelf net zoveel portaalrollen maken als je wilt en per portaalrol bepalen wat er wel en niet 'aan' staat.

Let op: standaard heeft iedere klant of cursist de 'Basis rol'. In die basisrol heeft een klant, cursist of instructeur altijd toegang tot alle functionaliteiten die tot die datum zijn gemaakt. Vanaf 14 juli 2021 heb je de mogelijkheid om iedere cursist of klant een andere rol te geven.

Principe portaalrechten

Een portaalrecht is bijvoorbeeld dat een instructeur wel gegevens mag inzien zoals persoonlijke informatie van een cursist. Of dat een instructeur wel/niet de persoonlijke gegevens van een cursist mag wijzigen. Een portaalrecht kan ook zijn dat een klant het recht heeft (of niet) om een cursist te mogen inplannen of dat een klant deze kan annuleren zolang de opleider deze nog niet heeft bevestigd.

Basis portaalrollen

Standaard is er voor iedere portaal al een basisrol aangemaakt. En iedere klant, cursist of instructeur is al standaard gekoppeld aan zo'n basis rol. 

Details van één basisrol voor een klant

Let op: standaard heeft iedere klant of cursist de 'Basis rol'. In die basisrol heeft een klant, cursist of instructeur altijd toegang tot alle functionaliteiten die tot die datum zijn gemaakt. Vanaf 14 juli 2021 heb je de mogelijkheid om iedere cursist of klant een andere rol te geven.

Nieuwe portaalrol maken

Je kunt zelf een nieuwe portaalrol maken of door een bestaande rol te kopiëren en aan te passen.

De portaalrollen zijn te vinden via 'Beheer -> Instellingen -> Portalen -> Portaalrollen'

Werkwijze nieuwe portaalrol maken

1. Kies een bestaande rol en kies voor 'kopieer item' of klik op 'voeg toe'
2. Kies of de 'rol' actief moet zijn
3. Kies het portaal waarvoor deze portaalrol is
4. Vul een naam en optioneel een omschrijving in
5. Kies welke rechten ingeschakeld moeten worden (door deze wel/niet 'groen' te maken)
6. Klik op 'opslaan'

De nieuwe portaalrol is nu gemaakt en deze kun je nu 'toepassen' bij de personen die mogen inloggen in een portaal. 

Voorbeeld van een portaalrol waarbij een klant alles mag behalve plannen van cursisten.

Portaalrol geven aan gebruiker

Standaard heeft iedere gebruiker die kan/mag inloggen in een portaal een basisrol. Deze is al eerder bepaald en optioneel kun je als opleider een gebruiker een andere rol geven. Deze portaalrol kan meer/minder rechten hebben dan een andere rol.

Werkwijze portaalrol wijzigen

1. Ga naar een gebruiker en kies voor 'bewerken'
2. Kies voor tabblad Portals inloggen
3. Mag inloggen staat al op ja
4. Bij emailadres is een emailadres ingevuld (die uniek is in Planaday)
5. Bij 'selecteer omgeving(en)' is 'basis rol' al gekozen
6. Kies bij het portaal de juiste rol
7. Klik op 'opslaan'

Nieuwe portaalrol wordt gekozen voor deze gebruiker (in dit geval klantenportaal). 

Overzicht van actieve accounts

Het is goed om te weten wie toegang heeft tot wat. Er is een volledig overzicht te vinden in Planaday waarin je kunt zien wie welke portaalrol heeft (en dus wie waartoe toegang heeft).

Ga hiervoor naar 'Beheer -> Actieve accounts'

Volledig overzicht van actieve accounts die mogen inloggen in een portaal.

Nieuwe portaalrechten

Regelmatig worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de portalen. Standaard worden deze nieuwe functionaliteiten 'uitgezet'. Hiermee wordt voorkomen dat portaalgebruikers onverwachts functionaliteiten krijgen of dingen kunnen doen/zien die niet waren voorspeld.

Zodra er een nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd, dan zal dit nieuwe 'portaalrecht' worden toegevoegd en dit zal worden gemeld op onze website, via een servicebericht en in onze nieuwsbrief. Het is aan de opleider om dit portaalrecht in te schakelen bij een rol, waardoor portaalgebruikers hiervan gebruik kunnen maken.