Koppelen met HetCertificaat

Het Certificaat neemt als professioneel VCA examenbureau VCA- en VCU examens af. Een Basis VCA examen bestaat uit 40 vragen en duurt 60 minuten. Het VOL-VCA en VIL-VCU examen bestaat uit 70 vragen en duurt 75 minuten. 

Opgericht in 2000 en gevestigd in Wijchen, verzorgt Het Certificaat groepsexamens in maar liefst 28 verschillende talen. Maar ook inloopexamens door het hele land.

Wat kun je met deze koppeling?

Als het cursussjabloon wordt ingepland als training wordt er ook gelijk een VCA examen aangemeld bij Het Certificaat.

Met deze koppeling worden kandidaten die worden toegevoegd aan een VCA training ook direct toegevoegd aan het VCA examen. 

• examensoorten toevoegen
• kandidaten toevoegen of een examensoort wijzigen
• de resultaten van de kandidaten zien in Planaday
• de digitale diploma’s ophalen uit Planaday en versturen

Kortom; weinig overtypen en geen typefouten.

Benodigdheden:

• Een omgeving bij Het Certificaat. Hiervoor kun je mailen naar info@het-certificaat.nl of dit formulier invullen.
  • ApiKey (krijg je van Het Certificaat)
  • Url (krijg je van Het Certificaat)
  • Optioneel een Webhook (url) voor de resultaten
• Een omgeving bij Planaday met een actieve module voor 'Het Certificaat' *)

Stappenplan activeren

1. Vraag aan bij Planaday, zie ook deze link

Zodra de link in Planaday omgeving is geactiveerd onderneem je onderstaande stappen om de koppeling tot stand te brengen:

1. Ga naar Beheer > Instellingen in je eigen Planaday omgeving

2. Kies bij koppelingen voor Het Certificaat 

3. Stuur een e-mail naar jeroen@hetcertificaat.nl met de Planaday URL (zie afbeelding 1 rode URL)

4. Je ontvangt van Het Certificaat de APIkey & URL en Webhook

5. Bij Algemeen worden beide op Ja gezet

6. Kies tabblad Toegang

7. Vul beide velden (APIkey & URL) in

8. Vul de Webhook in op het tabblad Webhook 

9. Klik op Opslaan

Hiermee is Planaday gekoppeld aan Het Certificaat!

Afbeelding, gegevens zijn juist ingevuld in Planaday voor koppeling met Het Certificaat

Vervolgstappen

Cursussjabloon toevoegen / aanpassen

De volgende stap is het inrichten van een examen op een cursus (dat gebeurd in een dagdeel hiervan). Iedere cursussjabloon die hieraan moet voldoen moet tenminste één dagdeel hebben die 'connected' is en is gekoppeld aan Het Certificaat.

Het 'connected' dagdeel dient de start en eind tijd van het examen te bevatten.

Veel examens vinden plaats aan het einde van de cursusdag en duren maximaal 75 minuten. Het connected dagdeel moet 30 minuten na het einde van de cursus starten, dit i.v.m. het inrichten van de ruimte en het inschrijven van de kandidaten en moet 75 minuten duren.

Afbeelding: voorbeeld cursussjabloon met één dagdeel welke 'connected' is middels Het Certificaat.

Werkwijze

• Kies een cursussjabloon 
• Maak een dagdeel aan (toevoegen). 
• Geef het een dagdeel een naam (VCA examen)
• Kies voor 'type' 'connected'
• Vervolgens komt er een extra tabblad bij en kies voor deze. 
• Kies hierbij voor Het Certificaat 
• Selecteer de juiste examensoorten. 

Je kunt meerdere keuzes maken in één keer! Maar kies niet meer dan waar je kandidaten voor verwacht, je kan op een later moment altijd nog examen soorten toevoegen.

Als dit goed opgeslagen is, krijg je een dagdeel met een icoon zoals hieronder afgebeeld en wat meer informatie over de gekoppelde examen.

Cursus inplannen

Plan de cursus zo in als jij wil. Dit doe je op basis van het cursussjabloon welke je zojuist gemaakt hebt of hebt aangepast.

De cursus kan enkel per dagdeel worden ingepland en niet via een Wizard. Zie ook hier.

Let op: de gekozen locatie moet een contactpersoon in Het Certificaat hebben in Planaday zelf. Je krijgt hier melding van als je nog wat moet aanpassen.

Tip: Voorzie vooraf alle locaties in Planaday met een contactpersoon. Dit kan eenvoudig door de locatie te kiezen en vervolgens een contactpersoon te koppelen. In het betreffende (bekijken locatie) krijg je hiervoor een keuze.

Cursisten inplannen

Extra informatie nodig?

Je kunt in deze cursus gewoon cursisten inplannen zoals je gewend bent. Echter omdat je een koppeling hebt is het soms nodig om extra informatie toe te voegen bij cursisten zoals een geboortedatum (later nodig voor certificering).

Als dit zo is, krijg je hier een nette melding van (ga er met de muis over voor meer specifieke informatie):

Zodra je een cursist inplant krijg je opties waarin je één keuze moet maken:

Foutmelding?

Als je foutmelding krijg kun je correcties uitvoeren en vervolgens de aanmelding alsnog doen door op een groen 'icoontje' te klikken. Dit icoontje geeft feitelijk aan dat de aanmelding om welke reden niet is gelukt.

De cursisten zullen over het algemeen wel ingeschreven staan in de cursus, maar het kan gebeuren dat de koppeling een foutmelding geeft. Deze foutmelding kan divers zijn, vandaar dat wij hier geen lijst van kunnen produceren met voorbeelden.

Afbeelding: Klik op het groene icoontje om de cursist alsnog aan te melden bij Het Certificaat. 

Afbeelding: De cursist is nu aangemeld (geen groen icoontje).

Resultaten ophalen (van Het Certificaat)

Feitelijk wordt dit automatisch gedaan

Resultaten verwerken (in Planaday)

• Open de geplande cursus
• Klik op het oogje
• Bekijk cursus
• Kies voor 'presentie' verwerken

Afbeelding: in kader zie je de resultaten van Het Certificaat

Let op: resultaten vanuit Het Certificaat kunnen niet aangepast worden

Een cursus en examen verwijderen

Deze is nog in ontwikkeling

Een examensoort toevoegen aan een reeds gepland examenmoment

• Open de geplande cursus
• Klik op het oogje
• Bekijk cursus
• Klik op bewerken
• Ga naar connected (zie afbeelding 3)
• Ga naar het vergrootglas en kies de juiste examen soort

Belangrijke informatie

Een examen, examensoort of kandidaat aangemeld in Planaday komt automatisch in de webportal van Het Certificaat te staan. Andersom NIET.

Ondanks dat je inloggegevens hebt ontvangen voor de webportal van Het Certificaat moet je hier geen wijzigingen doorvoeren. Deze wijzigingen komen niet terug in Planaday.

Annuleren van een examen altijd per e-mail aan Het Certificaat

*) Voor deze module kunnen kosten in rekening worden gebracht bij Planaday