Offerte bekijken, bewerken en aanpassen

Bestaande offerte bewerken en aanpassen

Een bestaande of een net nieuwe toegevoegd offerte kun je wijzigen en nog aanpassen.

Dit kan zolang de offerte nog niet afgesloten is door deze te mailen, op 'gewonnen' of 'verloren' te zetten.

Kies in het menu links voor 'offertes'. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle offertes (zie voorbeeld screenshots onderin).

Tip: je kunt ook iedere offerte per bedrijf inzien, ga hiervoor naar het bedrijf en kies hier rechts voor 'offertes'. (zie screenshot hieronder).

Offerte bekijken

De offerte kun je eenvoudig bekijken door deze te kiezen middels het oogje in het overzicht van offertes. 

In het scherm om een offerte te bekijken zie je de volgende gegevens direct:

• Bedrijfsnaam met gekozen contactpersoon
• De gegevens van de offerte
• De prijs van de gekozen cursus en de prijs
• Reiskosten en andere financiële gegevens

De rest van de gegevens zijn zichtbaar via de secties aan de rechterzijde:

• Materialen (die je eerder had toegevoegd)
• Bestanden (die je kunt toevoegen en mee mailen)
• Taken
• Notities

Materialen

Alle eerder toegevoegd materialen die te maken hebben met deze offerte zullen worden getoond als je op deze item klikt.

In dat scherm kun je optioneel nog meer materialen toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Bestanden

Het is mogelijk om aan iedere offerte één of meerdere bestanden toe te voegen. Deze zullen ook gemaild worden samen met de offerte. Hou wel rekening met grote bestanden, want alles gaat via Internet en het totale maximum wat gemaild kan worden is over het algemeen 10Mb. Echter hier hebben wij helaas geen invloed op.

Een bestand voeg je eenvoudig toe door eerst de offerte te bekijken en hierna te klikken op 'bestanden' bij 'secties' of direct bovenaan te kiezen voor 'Bestand toevoegen'. 

Bij het toevoegen kies je voor de categorie 'offertes' en maak hierin direct de keuze of je deze wil delen in het klantenportaal. Vul een titel en omschrijving in en kies het bestand en klik op 'Upload'. Het bestand is nu toegevoegd aan de offerte.

Taken

Bij het aanmaken had je de keuze om sowieso een taak toebedeeld te krijgen die je gaat herinneren dat je een offerte hebt gemaakt en dat je hier iets mee moet doen.

Je hebt bij het bekijken van de offerte de mogelijkheid extra taken toe te voegen en deze eventueel aan een andere medewerkers toe te kennen.

Notities

Van iedere actie die je onderneemt in je offerte wordt sowieso een notitie toegevoegd. Je kunt zelf ook notities toevoegen.

Meer opties als een offerte is opgeslagen

Zodra een offerte is opgeslagen zie je bovenaan enkele knoppen (die erbij zijn gekomen). 

Download PDF

Als een offerte is opgeslagen kun je een PDF download om te bekijken hoe alle data wordt gevuld. De opmaak en layout wordt bepaald door een communicatiesjabloon. Je kunt de layout en waar gegevens staan aanpassen zoals de teksten en bijvoorbeeld het logo. Kijk hier hoe je van de standaard basis communicatiesjabloon een kopie kunt maken en kunt aanpassen. Of lees hier hoe standaard sjablonen werken in Planaday.

Verstuur offerte

Zodra je kiest voor 'Verstuur offerte' zal deze worden aangemaakt als een mail. Deze mail staat vervolgens in de communicatie queue totdat je deze werkelijk verstuurd. Lees hier hoe de communicatie queue werkt.

Zodra de offerte wordt verstuurd wordt ook de status van de offerte aangepast in 'verstuurd'. 

Let op: De PDF wordt gemaakt op basis van communicatiesjabloon die bij de cursussjabloon hoort. 

Wil je dus de tekst voor enkel 'BHV opleidingen' aanpassen met net een andere tekst, dan pas je deze aan bij 'offerte' in het cursussjabloon van 'BHV opleidingen'

Status wijzigen

Zodra je kiest voor 'Verstuur offerte' komen er nog meer opties zoals 'gewonnen' en 'verloren'. Als je deze kiest wordt de status meteen gewijzigd. 

Ga naar de laatste stap: 'Offerte gewonnen, verloren en vervolgacties'.

Screenshots

Overzicht van offertes in Planaday

Offertes per bedrijf te zien via 'secties' bij een bedrijf