Cursus(sen) in bulk inplannen met bestand

Beschikbaar sinds versie 2.30
statusDagdeel sinds versie 2.41.1

Meerdere instructeurs en locatie sinds versie v202209.1.0

Het is mogelijk om per stuk een cursus in te plannen. Dat kan met de Wizard (zie ook hier) of via 'Plannen' (zie ook hier). 

Het is ook mogelijk om in bulk cursussen in te plannen met een CSV die je van te voren vult. Op basis hiervan worden cursussen geplant (met status), de dagdeel datums gevuld en optioneel een instructeur en een locatie toegevoegd.

Hoe het werkt

Je maakt een CSV bestand (dat is Excel in tekst formaat), zie onderin hoe je dat precies kan doen.

Deze bevat de regels met informatie die nodig is om in te kunnen plannen (zie 'Structuur CSV bestand' voor in deze pagina)

Per regel wordt deze beoordeeld op inhoud, niet op planning. 

Vervolgens worden deze één voor één ingepland.

Voorwaarden

• Er moet tenminste het volgende aanwezig zijn in Planaday:
  • Cursussjabloon met tenminste 1 aangemaakt dagdeel (dus niet gegenereerd)
  • Locatie
  • Instructeur
• Er moet een CSV worden gemaakt en worden geüpload
• Er moet voor iedere cursussjabloon exact aantal datums opgegeven worden als in cursussjabloon staan
• Accepteren dat er geen controle plaats vinden op planning van locatie en/of instructeur indien opgegeven

Let op: De status van dagdeel in cursussjabloon wordt overgenomen in je planning. Zo is het mogelijk om de status vooraf op 'ingepland' te zetten (zie afbeelding). Deze wordt overgenomen bij bulk cursus inplannen. Zie ook tonen status dagdelen welke optioneel is

Structuur CSV bestand

Het CSV bestand bestaat uit minimaal 2 regels: 1 header waarin de volgende veldnamen staan en minimaal 1 regel met de ingevulde informatie. (voor een voorbeeld bestand kijk aan het einde van deze pagina)

• cursussjabloonid (bijv 1)
  
• datum(s) (bijv 26-06-2021 of 26-06-2021|25-07-2022)
  
• LocatieIds (bijv 14, 15, 16 of 14) en altijd | gescheiden
• instructeurIds (bijv 153 of 153,154) en altijd | gescheiden
• status (bijv 2)
  
• statusDagdeel (bijv 2)
  

Let op!

• De vetgedrukte velden zijn verplicht.
• De lichtgedrukte velden moeten een nummer bevatten, deze mogen ook 0 zijn. Indien deze 0 zijn wordt er dus geen locatie en/of instructeur ingepland.
• Bij 'datum(s)' moet voor iedere dagdeel een datum (formaat dd-mm-jjjj) opgegeven worden gescheiden door een | teken
• Het volgende is NIETmogelijk en zal ook niet op een later moment worden geïmplementeerd:
  • Communicatie naar instructeur dat deze is ingepland. Dit kun je eventueel oplossen door een automatisering aan cursussjabloon toe te voegen die op een 'moment' ervoor dit mailt per dagdeel
  • Controle of locatie al gepland is
  • Controle of instructeur al gepland is

• Voorkeuren worden overgenomen vanuit cursussjabloon instellingen, denk hierbij aan:
  • Wel/niet direct zichtbaar via publieke API (zie ook hier)
  • Wel/niet direct zichtbaar in Webinschrijvingen (zie ook hier)
  • Wel/niet direct zichtbaar in Portalen (zie ook hier)

Voordelen

• Je kunt heel snel meerdere cursussen inplannen voor de toekomst
• Je kunt optioneel de cursussen al inplannen zonder instructeur en/of locatie

Nadelen

• Er is geen controle op planning van instructeurs
• Er is geen controle op planning van locaties
• Er wordt geen communicatie gestuurd naar de instructeur(s)
• Je kunt eenvoudig (ongewenst) in het verleden plannen indien je dit niet goed opgeeft (zonder controle)

Werkwijze

Voorbereiding

1. Ga naar 'beheer -> instellingen' en kies hier voor 'cursus plannen' en zet 'bulk plannen' actief
2. Download voorbeeld CSV en maak deze zelf
   1. Zorg dat je de cursussjabloonID's weet
   2. Zorg dat je de locatieID's weet
   3. Zorg dat je de instructeurID's weet
3. Vul per cursus die je wil plannen een regel in

Tip: Download een lijst van cursussjablonen, locaties of instructeurs via 'Klik om te bekijken' in het Bulkplanning CSV scherm van Planaday:

Via 'Bulkplanning CSV' scherm in Planaday kun je diversen lijsten downloaden

Als je de CSV hebt, sla deze dan op als 'bestandsnaam.csv', met het formaat CSV. Dat kan in Excel, maar zorg ervoor dat het geen Excel is.

Inplannen

Kies voor 'uploaden' bij inplannen (enkel zichtbaar indien actief gemaakt door 'superadmin')

Beginscherm om bestand te uploaden

1. Ga naar 'cursus plannen'
2. Kies rechtsboven voor 'Uploaden' bij 'Bulkplannen met CSV'
3. Kies voor 'Selecteer bestand' en selecteer op je eigen computer het csv bestand.
4. Klik hierna op 'Uploaden & meteen inplannen'

Nu worden automatisch de regels gecontroleerd en verwerkt die in het bestand staan. Als de acties klaar zijn zie je de volgende resultaten op het scherm (voorbeeld)

Notities bij een cursus

Voor iedere cursus dit wordt aangemaakt met een bulk-planner wordt in de cursus, dagdeel en evt bij de instructeur een notitie gemaakt:

Voorbeeld CSV bestand

Onderaan de pagina vindt je een voorbeeld van een CSV bestand waarbij er altijd een 'header' moet zijn.

De regels per stuk uitgelegd:

1. Header met "cursussjabloonId,datums,locatieId,instructeurId,status"
2. Cursussjabloon 2 wordt ingepland met 2 dagdelen, daardoor 2 datums gescheiden door een | teken. Vervolgens locatieid 0 (dus niet) en instructeur 0 (dus niet) met status 2 (ingepland) voor cursus en status 5 voor alle dagdelen
   1. deze zal een goedkeuring geven aangezien in ons voorbeeld het cursussjabloon 2 dagdelen bevat
      
3. Cursussjabloon 2 wordt ingepland met 3 dagdelen, daardoor 2 datums gescheiden door een | teken. Vervolgens locatieid 0 (dus niet) en instructeur 0 (dus niet) met status 2 (ingepland) voor cursus en status 5 voor alle dagdelen
   1. deze zal een foutmelding geven aangezien in ons voorbeeld het cursussjabloon 2 dagdelen bevat

CSV bestand maken & opslaan

Je kunt CSV bestand, hanteer hiervoor de volgende werkwijze:

Let op: het kan in Excel, maar wij raden 'kladblok' aan.

1. Open Excel
2. Plaats in de kolommen de volgende waardes:
   1. cursussjabloonId
   2. datums
   3. locatieIds (één of meerdere altijd | gescheiden bij meerdere)
   4. instructeurIds (één of meerdere altijd | gescheiden bij meerdere) 
   5. status
   6. statusDagdeel
3. Voor iedere cursus die je wil inplannen voeg je een rij toe
4. Bewaar deze in Excel als CSV en kies voor 'CSV UTF-8 (door komma's gescheiden) (*.csv). Of iets wat lijkt op CSV, maar wel komma gescheiden
5. Negeer eventuele waarschuwingen van Excel (die heel graag wil dat jij het toch opslaat in Excel)

Belangrijk: Het is van belang dat alles met dubbele quotes " gescheiden wordt en kolommen met een komma (,).

Voorbeeld hoe je vanuit Excel CSV maakt en opslaan en de juiste opmaak kiest

Voorbeelden

Zie hieronder enkele voorbeelden