Automatiseringen en hoe dit werkt

LET OP! Sommige automatiseringen kijken naar de status van een cursus/dagdeel. Dit staat vermeld bij de automatisering in Planaday zelf.

Acties voor een automatisering

• Taak aanmaken
• Document genereren
  • Optioneel opslaan bij cursist in Planaday
  • Optioneel beschikbaar maken in portalen
  • Optioneel mailen
    • Optioneel met een communicatiesjabloon
  • Optioneel met voorwaarden
    • Wel/niet geslaagd
• Communicatie versturen aan cursisten
  • Naar alle cursisten
  • Enkel naar die aanwezig zijn
  • Enkel naar die afwezig waren
• Communicatie versturen naar instructeurs
• Presentielijst versturen aan instructeurs
• Uitnodiging versturen aan instructeurs (ingepland op dagdeel/cursus)
• Webhook aanroepen
  • Een webhook wordt ook wel een HTTP push of een web callback genoemd. Het is een manier om een doel applicatie te voorzien van nieuwe of gewijzigde gegevens.
    Soms worden webhooks ook wel “Reverse APIs" genoemd.

Let op: er komen steeds meer automatiseringen bij! Kijk in Planaday zelf welke er ondertussen allemaal zijn.

Deze automatiseringen kun je toevoegen aan een dagdeel en worden uitgevoerd wanneer jij dat wilt. Dat kan vooraf aan dat dagdeel of achteraf.

Voorbeelden

Wij kunnen ons de volgende voorbeelden voorstellen waarbij je dit wilt gebruiken:

• 1 of meer dagen van tevoren automatisch een herinnering mailen naar al je ingeplande cursisten
• 1 uur voor een dagdeel een taak krijgen/genereren
• 1 dag na een dagdeel automatisch een mail versturen met informatie en naslag van de cursus
• 2 dagen na het laatste dagdeel automatisch een certificaat genereren op basis van cursus, cursist en de certificaten direct plaatsen in de portalen als je deze afneemt. Optioneel kun je aangeven dit enkel uit te voeren als cursisten geslaagd zijn (via presentie verwerken en resultaat (geslaagd) doorgeven).

Handig om te onthouden bij inrichten

Een automatisering voeg je altijd toe bij een dagdeel. Bedenk daarom van tevoren aan welk dagdeel je zo'n automatisering toevoegt. Een herinnering voeg je bijvoorbeeld toe aan eerste dagdeel. Het genereren van een document zoals een certificaat voeg je toe aan het laatste dagdeel. Automatiseringen kunnen niet van één dagdeel verplaatst worden naar een ander dagdeel.

Mogelijkheden

Je stelt per automatisering de volgende zaken in:

• Een naam voor jezelf die het duidelijk maakt
• De actie (zie hierboven)
• Wanneer deze uitgevoerd moet worden
• Afhankelijk van eerdere keuze krijg je meer opties.

Hoe en wanneer automatisering wordt uitgevoerd

Er zijn 2 opties:

• Voor een dagdeel begint
• Nadat dagdeel eindigt

Op basis hiervan kun je een automatisering toevoegen waarbij je 'zegt' dat deze bijvoorbeeld 1 uur voor een dagdeel uitgevoerd moet worden. Als dat dagdeel begint om 10.00 uur, dan zal deze actie om 09.00 uur worden uitgevoerd.

Een actie die na een dagdeel uitgevoerd moet worden wordt uitgevoerd als dagdeel eindigt. Dus als deze eindigt om 17.00 uur, wordt de actie bijvoorbeeld bij 'een uur erna' om 18.00 uur uitgevoerd.

Cursus en diagram

Zie hieronder een diagram hoe dit is opgebouwd in een cursus(sjabloon):

Voorbeeld van een automatisering

Hieronder een voorbeeld van een automatisering die ervoor zorgt dat 2 dagen na eindtijd van dit dagdeel er voor alle cursisten een certificaat wordt gegenereerd.

NB. Je kunt in dit geval de communicatie (wat dan een certificaat genereren is) optioneel laten genereren als de cursisten geslaagd zijn.

Instructievideo