Automatisering toevoegen aan dagdeel

Gewijzigd op Wo, 25 Jan, 2023 om 1:53 PM

Tip: als je van te voren je cursussjablonen goed inrichten, dan worden alle taken, materialen, code95 en automatiseringen ook meegenomen als je deze gaat inplannen.

Daarom adviseren wij je ook om altijd alle cursussjablonen na te zien en te voorzien van de automatiseringen die je denkt nodig te hebben.

Zodra je een cursus dan inplant worden de instellingen van zo'n automatisering automatisch overgenomen.

Werkwijze toevoegen automatisering

Bekijk een dagdeel in een cursus(sjabloon).
Klik op 'automatisering toevoegen'
Vul een naam van de automatisering in
Kies de actie
Geef aan wanneer deze uitgevoerd moet worden *)
Afhankelijk van je actie kun je meer velden selecteren
Klik op opslaan!

Let op Bij een cursussjabloon en bij een cursus geef je hier aan wanneer deze actie uitgevoerd moet worden. Echter die doe je per dagdeel!

Zodra dit dagdeel in een cursus wordt ingepland zal Planaday dit snappen en hier een tijd aan 'verbinden'. Er zijn sloten van één uur.

Dus als een dagdeel begint om 08.30 en je wil dat er één uur van te voren iets gebeurd, zal dat op het hele uur gebeuren. Dit zal dan gebeuren om 07.00 (het wordt afgerond).

Mogelijke acties

De volgende acties zijn momenteel aanwezig en wordt hier kort beschreven:

Communicatie versturen cursist

Deze optie geeft je de mogelijkheid om op dat gegeven moment een communicatie te versturen naar alle cursisten die ingepland zijn in deze cursus. Denk aan bijvoorbeeld een herinnering of nogmaals een bevestiging.

Communicatie versturen instructeur

Deze optie geeft je de mogelijkheid om op dat gegeven moment een communicatie te versturen naar alle instructeurs die ingepland zijn op een dagdeel.

Zorg er eerst voor dat je zelf een communicatiesjabloon hebt gemaakt in de categorie 'instructeurs' bij communicatiesjablonen. Zie hier deze aparte werkinstructie hiervoor.

Je maakt na de keuze 'Communicatie versturen' de keuze voor een (communicatie)sjabloon.

Maak de keuze wanneer je deze wil versturen op basis van de datum/tijd van je dagdeel **)

Vervolgens maak je de keuze 'wie' (afzender) van jouw organisatie deze communicatie zal versturen (voor de handtekening) en kies 'plaats in mail queue: ja of nee. En klik op 'opslaan'.

Mail in mailqueue of direct versturen?

Kies je hier voor mail queue ja, dan wordt de mail in de mailqueue gezet en moet je deze zelf nog versturen.
Kies je hier voor nee, dan wordt deze direct verstuurd zodra dat tijdstip is gekomen!

**) Bij een cursussjabloon weet je vooraf nog niet exacte tijdstip. Dat wordt pas bepaald bij inplannen en gezet als het dagdeel van cursus is ingepland. Je weet dit wel als je al een ingeplande cursus hebt en daar een automatisering toevoegt.

Document genereren

Deze optie geeft je de mogelijkheid om één document (denk aan een 'bewijs van deelname', een cursusmap, certificaat etc. te genereren voor alle ingeplande cursisten op dat moment. Wil je meerdere documenten genereren, dan herhaal je onderstaande stappen:

Je maakt na de keuze 'Document genereren' de volgende keuzes:

Wanneer je deze wil genereren op basis van de datum/tijd van je dagdeel **)
Opslaan bij cursisten (in Planaday bij een cursist)
Zichtbaar in portaal (indien één van de cursisten of contactpersonen toegang hebben tot een portaal en actief is)
Maak de keuze wie de medewerker is
Een document of
Een certificaat
Geef optioneel aan of dit enkel gegenereerd moet worden indien cursist geslaagd is

Klik op 'opslaan'.

Let op: Kies je ervoor om certificaten automatisch te laten genereren na (laatste) dagdeel. Zorg er dan voor dat je genoeg tijd hebt om de presentie te verwerken. Anders wordt er op (geen) presentie en dus geen resultaat ook GEEN certificaat gegenereerd.

Taak aanmaken

Deze optie geeft je de mogelijkheid om één taak te genereren. Wil je meerdere taken genereren, dan herhaal je onderstaande stappen:

Je maakt na de keuze 'Taak aanmaken' de volgende keuzes:

Wanneer je deze wil aanmaken op basis van de datum/tijd van je dagdeel **)
etc