Hoe kan ik automatisch een herinnering mailen naar cursist voor cursus

Sinds release: 2.10.2

Indien Automatiseringen actief zijn is onderstaande mogelijk.

Je kunt automatisch een mail versturen wat een herinnering is voor een cursist. Bijvoorbeeld enkele dagen voordat het eerste dagdeel plaatsvindt. 

Voorwaarden

• Automatiseringen zijn actief
• Er is een communicatiesjabloon actief met 'Herinnering cursist'
  • Deze heeft een bijlage
  • Zit in de categorie 'cursus' bij communicatiesjablonen

Stappenplan inrichten

Hieronder een stappenplan hoe je dit kunt organiseren in 2 onderdelen:

Communicatiesjabloon (herinnering) maken of kopiëren

Standaard is er al een 'herinnering voor volgen cursus/herhaling' aanwezig.

Tip: maak kopie van deze template zodat je zelf de tekst en het logo en je layout van je communicatiesjabloon kunt aanpassen.

1. Maak eerst een kopie van een bestaande communicatiesjabloon, dit moet er één zijn in de categorie 'cursus'
   1. Dus kopieer er dan ook werkelijk één uit die categorie en laat deze op deze categorie staan, zie ook hier (hoofdstuk 'Nieuw communicatie sjabloon maken of aanpassen'
   2. Je kunt namelijk als je gaat mailen enkel in die categorie een communicatiesjabloon kiezen bij mailen
2. Pas hierbij de tekst aan waarbij je de cursist op de hoogte stelt dat dit een herinnering betreft
   1. Zie hieronder voorbeeld tekst (mailtekst) en afbeelding 1
3. Geef deze communicatiesjabloon een duidelijke titel (herinnering voor cursus)

Automatisering maken voor eerste dagdeel

1. Kies het eerste dagdeel (bekijken)
2. Voeg een automatisering toe (zie ook hier)
3. Vul bij de titel een duidelijk omschrijving in (zoals cursist mailen met herinnering)
4. Kies bij 'actie' voor 'Communicatie versturen'
5. Kies het juiste communicatiesjabloon (welke je zojuist had aangemaakt)
   1. Zie voorbeeld afbeelding 2.
6. En sla deze automatisering op!

Zodra deze gemaakt is in een cursussjabloon zal de automatisering worden aangemaakt als het dagdeel van deze cursus meer dan 2 dagen later plaatsvindt. De automatisering is terug te vinden in het overzicht van automatisering, zie ook afbeelding 3. En enkel als de cursus en de dagdelen een datum hebben (gepland).

Afbeelding 1; voorbeeld van emailtekst in een communicatiesjabloon 

Afbeelding 2; voorbeeld 1, automatisering maken. 

Afbeelding 3; Overzicht van automatisering in een cursussjabloon.

Voorbeeld tekst email in communicatiesjabloon

Voorbeeld onderwerp:

Herinnering cursus $cr_naam$

Voorbeeld mail:

Geachte $cb_cp_naam$,

Graag helpen wij u of een van uw cursist(en) herinneren aan de cursus ($cr_naam$) die u of uw medewerker(s) gaat volgen bij ons. Een of meerdere cursisten van uw bedrijf zijn hiervoor ingeschreven.

Details omtrent deze cursus, cursisten en de tijden treft u aan in de bijlage (pdf).

--
Met vriendelijke groet,

$eb_naam$
$m_naam$
$m_email$
$m_telefoon$

Tips

• Download hier het juiste template
• Of kopieer er één uit die categorie en laat deze op deze categorie staan, zie ook hier
• Hoe je een automatisering toevoegt vind je hier
• Automatisering werkt enkel als er ook werkelijk cursisten ingepland zijn en de dagdelen een datum hebben