Portaalaccount, applicatietoegang, wachtwoord reset en inzicht in toegang

Indien je een cursist, klant of instructeur voor een portaal (indien actief) toegang geeft wordt er direct een mail gestuurd met een wachtwoord reset. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om zelf een wachtwoord te kiezen en in te stellen.

Werking account aanmaken

Door bij een cursist of contactpersoon te kiezen voor 'portaal inloggen' = ja zal deze toegang krijgen tot een portaal naar keuze (indien actief). Zie ook hier meer informatie.

Bij het aanmaken van zo'n account wordt er e-mail klaargezet in de communicatiequeue welke nog wel actief verstuurd moet worden door de opleider.

De cursist of contactpersoon krijgt een mail met een reset-token waarmee de gebruiker zelf een wachtwoord kan invoeren.

Nazien account

Je kunt eenvoudig nazien wie toegang heeft tot Planaday en waartoe. Ga hiervoor naar bedrijven en kies voor overzicht 'cursisten', zie ook hieronder. Iedere gebruiker die toegang heeft, heeft een groen icoontje. Door de persoon te bekijken of te bewerken zie je ook waartoe deze toegang heeft (klanten- of cursistenportaal).

Indien er naast de 'groene sleutel' nog een 'rood' icoon staat heeft de persoon een wachtwoord reset aangevraagd.

Volledig overzicht toegang, waartoe & wanneer

Een volledig overzicht wie toegang heeft en voor het laatste heeft ingelogd is ook in te zien. 

Kies hiervoor voor: 'Beheer -> Actieve accounts'. 

Per gebruiker zie je hier:

• Bedrijf
• Naam (Indien er een 'rood' icoon staat heeft de persoon een wachtwoord reset aangevraagd)
• Login (e-mailadres)
• Type toegang (klanten, cursisten of instructeurportaal) inclusief de portaalrol
• Laatste login (datum)

Nazien communicatie en status

Als een cursist of contactpersoon een wachtwoord reset aanvraagt, dan zal er direct een mail worden gestuurd naar die gebruiker. Met deze link kan de gebruiker zelf wachtwoord herstellen.

Als je wil nazien of dat echt is gebeurd, ga je naar die gebruiker en kies je voor 'communicatie' en zie je alles wat er is verstuurd:

Werking wachtwoord herstel & token

Na het aanvragen van een wachtwoord herstel wordt er een mail gestuurd. In die mail zit een link met een unieke herstel-token. Zodra de gebruiker deze volgt en de procedure volgt, dan kan de gebruiker zelf het wachtwoord herstellen. Hiermee kan deze vervolgens inloggen.

LET OP! Zodra er nog een wachtwoord herstel wordt aangevraagd, wordt het voorgaande herstel-token verwijderd en wordt er een nieuwe aangemaakt. Dit gebeurd vanuit veiligheidsredenen. Dus als een gebruiker door welke reden dan ook geen geduld heeft en vaker een wachtwoord-reset doet, zullen er meerdere mailtjes worden gestuurd, waarbij alleen het laatste token zal gelden. 

Tip: als een gebruiker aangeeft dat zij geen mail hebben ontvangen, kan het zijn dat de mail nog niet ontvangen is. Daar heeft Planaday geen invloed op.

In dat geval kun je als opleider zelf de link in de communicatie openen en zelf het wachtwoord voor de gebruiker instellen.

Als gebruiker zelf wachtwoord herstellen

Iedere gebruiker kan zelf haar wachtwoord herstellen. Zie hiervoor hier de instructies voor deze gebruikers per groep.

Als medewerker een wachtwoord aanpassen

Het is mogelijk dat je medewerker met de juiste rechten het wachtwoord van een cursist/contactpersoon kan wijzigen. Deze zal je zelf op een veilige manier moeten communiceren aan de eindgebruiker.

Planaday verstuurd nooit wachtwoorden middels e-mails naar gebruikers!

Inzicht in status (wachtwoord reset) van cursist of contactpersoon / helpen

Als een cursist een wachtwoordreset heeft gedaan, dan is dat zichtbaar bij betreffende cursist. Bekijk de details van een cursist en je ziet daar 'wachtwoordreset' in het rood staan, zie ook screenshot.

Details van cursist waarbij je ziet dat er een wachtwoord reset actief is

In overzicht 'Beheer -> Actieve accounts' zie je ook wie een wachtwoord reset heeft gedaan.

Hierdoor weet je dat de cursist een wachtwoordreset heeft gedaan. Er is mail gestuurd naar de cursist en die zal deze moeten volgen.

Als de cursist of contactpersoon succesvol wachtwoord heeft gereset, dan zal de icoon 'wachtwoorreset' verdwijnen en kan de cursist gewoon weer inloggen.

Dus zolang er een icoon staat, is er een wachtwoordreset actief en moet de cursist deze nog wijzigen.

Je kunt als opleider deze cursist opnieuw de mail sturen. Ga hiervoor naar 'communicatie' bij de cursist en zoek de mail op met onderwerp zoiets als: 'Wachtwoord instellen .... portaal'. Zie ook screenshot:

Je kunt zelf de link openen en het wachtwoord wijzigen voor de cursist of je kunt de mail nogmaals naar de cursist toesturen!

Toegang van medewerkers (tot Planaday zelf)

Je kunt ook naar 'Beheer -> Actieve accounts' en bekijken welke medewerkers toegang hebben. Vul bij 'filteren' applicatie in en je krijgt alle medewerkers te zien die toegang tot de applicatie zelf hebben.