Hoe kan ik certificaten mailen

Indien automatiseringen actief zijn is onderstaande mogelijk.

Je kunt automatisch certificaten mailen zodra een dagdeel is geweest. En optioneel kun je voorwaardes stellen zoals wel of niet geslaagd.

Voorwaarden

• Automatiseringen zijn actief
• Er zijn certificaten gemaakt
• Er is een communicatiesjabloon
  • Bijvoorbeeld 'Certificaat is klaar'
• Certificaten zijn gekoppeld aan cursus(sjabloon)
• Resultaat moet zijn verwerkt in dagdeel

Stappenplan inrichten

Hieronder een stappenplan hoe je dit kunt organiseren.

Het is raadzaam dit van te voren goed in te richten bij cursussjablonen. Het kan uiteraard ook bij een ingeplande cursus.

1. Maak eerst een nieuw communicatiesjabloon, deze wordt gebruikt om te mailen
   1. Zie voorbeeld tekst onderin (en maak copy van 'mail naar cursist' bij 'Emails'
   2. Noem deze bijvoorbeeld 'Certificaat is klaar'
2. Kies het laatste dagdeel (bekijken)
3. Voeg een automatisering toe (zie ook hier)
4. Vul bij de titel een duidelijke omschrijving in
   1. Zoals 'Mail certificaat naar cursist'
5. Kies voor 'Documenten genereren' bij 'actie'
6. Bij 'wanneer' kies je een juist moment NA het dagdeel. Bijvoorbeeld enkele dagen erna (zo heb je nog tijd om zelf de presentie te verwerken)
   1. Optioneel kun je diverse opties meegeven
   2. Bijvoorbeeld dat deze ook wordt opgeslagen in het portaal
7. Kies het juiste certificaat bij 'certificaten'
8. Vink indien gewenst bij 'extra' aan 'Genereer certificaat alleen wanneer geslaagd'
9. Sla deze op!

Afbeelding: Voorbeeld van een automatisering waarmee je het certificaat mailt met een tekst en met een bepaalde voorwaarde

Tip: het is aan te raden om ook een taak voor jezelf toe te voegen die jou helpt herinneren om de presentie op tijd te verwerken.

Voorbeeld tekst resultaat certificaat

Voorbeeld onderwerp:

Resultaat cursus toegevoegd voor $cr_naam$

Voorbeeld mail:

Geachte $cb_cp_naam$,

Je hebt de cursus $cr_naam$ gevolgd en hierbij ben je geslaagd en krijg je van ons een certificaat.
Zie ook ingesloten. 

--
Met vriendelijke groet,

$eb_naam$
$m_naam$
$m_email$
$m_telefoon$