Hoe kan ik automatisch certificaten maken en cursisten mailen

Actief en aangepast sinds versie 2.51.2

Indien automatiseringen actief zijn is onderstaande mogelijk.

Je kunt automatisch certificaten laten genereren zodra een dagdeel is geweest. Het is zelfs mogelijk om enkel de cursisten een certificaat te geven als zij geslaagd zijn.

Voorwaarden

• Automatiseringen zijn actief
• Er zijn certificaten gemaakt
• Certificaten zijn gekoppeld aan cursus(sjabloon)
• Resultaat moet zijn verwerkt in dagdeel

Om over na te denken

Documenten zoals een certificaat kunnen worden gegenereerd. Er is een extra optie bij automatiseringen waarbij je kunt opgeven dat je deze enkel (automatisch) genereert als een cursist is geslaagd. Een cursist is overigens enkel geslaagd als alle dagdelen een resultaat hebben waarbij het 'label' geslaagd is. Dit resultaat bereik je door de presentie te verwerken waarbij ook het resultaat is ingevuld!

Je kunt meerdere 'losse' acties uitvoeren na elkaar. Hiermee kun je bijvoorbeeld eerst een certificaat maken en vervolgens de cursisten mailen. (Let op: als je certificaten hebt gemaakt op basis van 'geslaagd' zal het mailsysteem hier geen rekening mee houden. Dus hou rekening met de tekst hoe je dit communiceert.)

Cursist op de hoogte stellen (voorbereiding)

Indien je de cursist ook wil mailen dat er een certificaat klaar staat kun je het volgende optioneel doen:

1. Maak eerst een kopie van een bestaande communicatiesjabloon, dit moet er één zijn in de categorie 'cursus'
   1. Dus kopieer er dan ook werkelijk één uit die categorie en laat deze op deze categorie staan, zie ook hier (hoofdstuk 'Nieuw communicatie sjabloon maken of aanpassen'
   2. Je kunt namelijk als je gaat mailen enkel in die categorie een communicatiejsabloon kiezen bij mailen
2. Pas hierbij de tekst aan waarbij je de cursist op de hoogte stelt van een nieuw certificaat
   1. Zie hieronder voorbeeld tekst
3. Geef deze communicatiesjabloon een duidelijke titel (resultaat cursus)
4. Kies het laatste dagdeel (bekijken)
5. Voeg een automatisering toe (zie ook hier)
6. Vul bij de titel een duidelijk omschrijving in (zoals cursist mailen over certificaat)
7. Kies bij 'actie' voor 'Communicatie versturen'
8. Kies het juiste communicatiesjabloon (welke je zojuist had aangemaakt)
9. Kies eventueel andere opties zoals opslaan etc
10. En sla deze op!

Voorbeeld overzicht automatiseringen indien cursus is ingepland volgens bovenstaande voorbeeld

Voorbeeld tekst resultaat certificaat

Voorbeeld onderwerp:

Resultaat cursus toegevoegd voor $cr_naam$

Voorbeeld mail:

Geachte $cb_cp_naam$,

Bij deze willen wij jou laten weten dat het behaalde resultaat voor de cursus $cr_naam$ beschikbaar is via het portaal.

Indien je geslaagd bent, dan is er ook een certificaat beschikbaar.

--
Met vriendelijke groet,

$eb_naam$
$m_naam$
$m_email$
$m_telefoon$

Stappenplan inrichten

Hieronder een stappenplan hoe je dit kunt organiseren.

Het is raadzaam dit van te voren goed in te richten bij cursussjablonen. Het kan uiteraard ook bij een ingeplande cursus.

1. Kies het laatste dagdeel (bekijken)
2. Voeg een automatisering toe (zie ook hier)
3. Vul bij de titel een duidelijke omschrijving in
4. Kies voor 'Documenten genereren' bij 'actie'
5. Bij 'wanneer' kies je een juist moment NA het dagdeel. Bijvoorbeeld enkele dagen erna (zo heb je nog tijd om zelf de presentie te verwerken)
   1. Optioneel kun je diverse opties meegeven
   2. Bijvoorbeeld dat deze ook wordt opgeslagen in het portaal
6. Kies het juiste certificaat bij 'certificaten'
7. Vink indien gewenst bij 'extra' aan 'Genereer certificaat alleen wanneer geslaagd'
8. Geeft aan welk communicatiesjabloon je eventueel wil meesturen
9. Sla deze op!

Tip: het is aan te raden om ook een taak voor jezelf toe te voegen die jou helpt herinneren om de presentie op tijd te verwerken.