Hoe kan ik een cursus inrichten met vaste prijs voor één cursus?

Standaard kun je cursisten factureren per cursist. Dit is onafhankelijk van het feit of je vooraf of achteraf factureert.

Voorwaarden

Er moet aan enkele voorwaarden worden voldaan:

• Financieel moet actief zijn
• Met 'vooraf factureren' kun je factureren zodra je een cursist hebt ingepland
• Met 'achteraf factureren' kunt je enkel factureren zodra je een cursist hebt ingepland en de presentie hebt afgerond
• Er mogen nog geen cursisten zijn ingepland
• Er moet sowieso tenminste één bedrijf worden gekoppeld aan cursus

Uitleg

Iedere cursus(sjabloon) is sowieso geschikt om in te plannen en te gebruiken als cursus die je als afkoop kunt aanbieden. Het is dus optioneel!

Iedere cursussjabloon heeft enkel een veld met 'prijs per cursist'. Dit kun je enkel 'overrullen' als je dat expliciet aangeeft!

Zodra je een cursus inplant kun je de keuze maken om deze 'gesloten' en dus 'in company' te maken. Hiermee krijg je extra functionaliteiten waarmee je meer zaken kunt regelen zoals de prijs per cursus in plaats van per cursist. Je bepaalt op het moment van plannen de prijs van de cursus en hiermee kun je bepalen hoe de facturatie gaat 'lopen'.

Werkwijze

In deze werkwijze plan je 'gewoon' een cursus in. Vervolgens pas je de 'type' cursus aan naar 'Gesloten'.

• Plan een cursus in
• Na inplannen zorg je ervoor dat alle dagdelen een 'datum' en een 'locatie' en een 'instructeur' hebben
• Bewerk de cursus
• Kies voor 'Gesloten (incompany)' bij 'Type cursus'
• Kies tabblad 'Financieel'
• Kies bij 'cursus afkopen' voor 'Ja'
• Vul de prijs in voor de volledige cursus (ongeachte aantal cursisten)
• Sla de zojuist ingeplande cursus op

Bedrijf koppelen

Zodra de cursus is ingepland krijg je de melding dat de cursus gewijzigd is.

Hierna moet een bedrijf gekoppeld worden. Dit kunnen één bedrijf zijn, maar ook meerdere. Dat maakt niet uit.

Klik op 'Klik hier om te koppelen' of kies voor 'gekoppelde bedrijven' rechts bij secties. En koppel tenminste één bedrijf.

Cursisten inplannen

Zodra er tenminste één bedrijf is gekoppeld kun je cursisten inplannen.

Het maakt niet uit hoeveel cursisten je gaat inplannen. 

Factureren

Factureren is afhankelijk van of je vooraf of achteraf factureert.

Bij het bedrijf zijn de 'openstaande factuurregels' in te zien. Echter het moment van factureren maakt dus uit of je vooraf of achteraf factureert. 

Vooraf factureren

Als je vooraf factureert kun je ieder moment kiezen om de cursus te factureren. 

Je gaat hiervoor naar 'Financieel -> maak factuur' en kiest het bedrijf waarvoor je wil factureren. Hierna kun je alle regels selecteren en de factuur maken. In de factuur zal één regel staan met 'afkoop cursus'. Je kunt hier zelf kiezen om de cursisten (met een 0,00 regel) te verwijderen. Hier is verder geen automatisering mogelijk.

Achteraf factureren

Als je achteraf factureert kun je enkel factureren als je de presentie van de gehele cursus verwerkt.

Ga hiervoor naar 'cursussen' en kies dan voor 'presentie verwerken' en kies de betreffende cursus. Zie ook hier.

Daarna kun je factureren:

Je gaat hiervoor naar 'Financieel -> maak factuur' en kiest het bedrijf waarvoor je wil factureren. Hierna kun je alle regels selecteren en de factuur maken. In de factuur zal één regel staan met 'afkoop cursus'. Je kunt hier zelf kiezen om de cursisten (met een 0,00 regel) te verwijderen. Hier is verder geen automatisering mogelijk.