Communicatie nog te versturen (queue)

Gewijzigd op Do, 26 Jan, 2023 om 11:56 AM

Beschikbaar vanaf versie: 1.0

In Planaday worden op diverse plaatsen communicatie voor je gegenereerd (bijvoorbeeld bij het bevestigen van een inschrijving voor een cursus, planning mail naar een instructeur of andere communicatie). Standaard worden deze berichten in Communicatie queue opgeslagen. Zie ook 'Communicatie → Nog te versturen'. Je kunt per stuk of in bulk deze alsnog bekijken, wijzigen, versturen of alsnog verwijderen.

Dit is een voorbeeld van een communicatie queue

Voorbeeld

Je hebt zojuist een cursist ingepland. Bij het vragen van ‘Email versturen’ heb je ‘Ja’ opgegeven. De email die zou moeten worden verzonden is nog niet verzonden, maar staat in de queue (zoals hierboven) in het geval 'Altijd via queue' (standaard ja) op 'ja' staat.

Communicatie bekijken

Per regel zie je het onderwerp, enkele details en vervolgens aan wie deze is gestuurd (of zal worden gestuurd). Vervolgens zie je een aanmaakdatum (altijd) en indien deze al gemaild/verstuurd is, dan zie je daaronder wat kleiner de werkelijke verzenddatum + tijdstip.

Nb: In het overzicht 'nog te versturen' zul je nooit een verzenddatum zien staan. Deze zijn tenslotte nog niet verstuurd!

Opties per bericht

Bekijken

Je kunt een communicatie bekijken. Klik hiervoor op het oogje. Indien er een bijlage is, kun je deze ook apart openen.

Fout gegenereerd

Als een item verkeerd is gegeneerd, dan wordt dat getoond door een rode icoon. Planaday kan dat niet zelf corrigeren, daarvoor kun je op het betreffende icoontje klikken.

Mail nog een keer versturen

Je kunt een item in deze lijst nog een keer versturen. Klik op het 'vliegertje' (zie screenshot) en je kunt deze opnieuw versturen. Het item blijft wel bij 'nog te versturen' staan aangezien je een copie mailt.

Let op: het item wordt opnieuw verstuurd, maar zal niet worden verwijderd uit 'nog te versturen'. Tenslotte is het item als een copie verstuurd.

Verwijderen

Indien je kiest voor verwijderen zal deze niet meer in de communicatie queue staan.

Echter deze zal in dit geval de communicatie nog wel staan bij 'Cursist > Communicatie'.

Verstuur een mail nog een keer (copie)

Mail nog een keer versturen

In bulk versturen

Vink één of meerdere regels aan. Zodra dat is gebeurd komen er rechtsboven enkele knoppen. Je kunt vervolgens op basis van gekozen items die actie uitvoeren.

Direct versturen en niet via queue versturen

Je kunt optioneel kiezen om alle gegenereerde mail direct te versturen. Ze worden sowieso in de mailqueue opgeslagen, iedere paar minuten wordt gekeken of er mail klaar staat en worden deze verstuurd.

Instellen direct versturen via queue

Wil je dat alle communicatie direct wordt verstuurd? Onderneem dan de volgende stappen:

Klik op 'Beheer → Instellingen → Communicatie & documenten → Algemeen'
Kies voor 'Nee' bij 'Altijd via queue'
Klik op 'Opslaan'

Vanaf dit moment wordt iedere paar minuten alle mail die wordt gegenereerd direct verstuurd.

Let op: het is niet mogelijk om mail vanuit automatiseringen, bevestigingen of instructeurs apart in te stellen. Het is dus altijd één van deze opties!

Voorbeeld: Instellen direct mailen i.p.v. via de queue