Beschikbaar sinds versie 202301.0.2 

Algemeen

In Planaday kun je het één en ander organiseren voor cursussen of trainingen die jij geeft met STAP regeling. Zowel voor de aanvragen via de Publieke API (en Wordpress). Maar ook boekingen die jij regelt in Planaday.

Let op: deze kan enkel optioneel geactiveerd worden door Planaday zelf. Wil je deze regeling en opties in jouw omgeving? Maak dan een ticket aan met dit verzoek.

Functionaliteiten

• Cursus kan optioneel of volledig (exclusief) voor STAP budget zijn
• Iedere boeking via de Publieke API en Wordpress 'stelt' de vraag als een cursus STAP bevat of de cursist hiervoor zich wil aanmelden
• Iedere boeking via de Publieke API (en Wordpress) kan direct goedgekeurd worden
• Er wordt een PDF per cursist gemaakt voor de cursist die hij kan gebruiken voor de aanmeldin bij UWV
• Het maximale bedrag (subsidie) welke je kunt factureren aan UWV kan ingevoerd en gewijzigd worden
  • Optioneel kun je het restbedrag aan cursist factureren
• Middels een Excel vanuit Planaday kun je eenvoudig cursisten aanmelden bij UWV

Beperkingen!

Er zijn enkele beperkingen van toepassing indien een cursus(sjabloon) STAP bevat:

• Cursus kan niet 'gesloten' of In Company zijn
• Prijs van cursus kan niet per dagdeel zijn
• Via Publieke API (en Wordpress) kun je je niet aanmelden als cursist van bedrijf

Activeren & inrichten

Eerst moet 'STAP' zelf nog geactiveerd worden in Planaday. Onderneem hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar 'Beheer > Instellingen > Modules > STAP regeling' (of zoek op 'stap')
2. Kies bij 'Algemeen' voor 'Ja' bij 'Actief
3. Kies de andere tabbladen aan en vul deze zoals gewenst in
4. Klik op 'Opslaan'

Let op: jouw KVK nummer moet ingevuld worden bij jouw eigen bedrijf

Stap is nu actief in jouw omgeving!

Afbeelding: Activeer STAP in jouw omgeving

De stappen in het kort

Alle stappen die ondernomen moeten worden om een cursist in te plannen zijn in één scherm te zien. Per stap zie je deze terug bij 'cursussen > STAP regeling'. Per tabblad zie je ook aantallen. Dit zijn aantallen van aanvragen in die betreffende stap.

Een aanvraag kan door de opleider zelf worden ingepland, maar ook door de cursist zelf (via de Publieke API (Wordpress)). Als de aanvraag wordt gedaan via de API, dus door de cursist zelf, dan komt deze bij 'openstaande aanvragen' te staan. 

De volgende stap is 'Aanmelden bij UWV'. Hiervoor is altijd een geboortedatum van de cursist nodig. Als die er niet is, kan de aanvraag niet worden doorgezet. De aanvragen die naar UWV gaan, worden aangeboden in CSV, welke alle gegevens bevatten, moet je zelf uploaden bij UWV. Zodra dat is gebeurd worden deze aanvragen bij 'Wacht op UWV' geplaatst. Hierna kan het beschikkingsnummer worden ingevuld, waarna de cursist definitief wordt ingepland. Als de cursus is geweest, dan kan er een deelname bewijs worden gemaakt welke naar UWV wordt gestuurd. Hiermee wordt de cursist afgemeld bij UWV. 

Indien de cursus duurder is dan ingesteld (momenteel 1000,-), dan kun je een rest-bedrag factureren aan de cursist.

Per tabblad

1. Openstaande aanvragen
2. Aanmelden naar UWV
3. Wacht op UWV
4. Wacht op cursist
5. Deelnemers
6. Deelnamebewijzen
7. Factureren

Cursus(sjabloon) updaten of toevoegen

1. Communicatiesjablonen aanpassen

Voor de communicatie naar de cursist zijn er een aantal communicatiesjablonen. Deze vind je bij 'beheer > instellingen > communicatie ... > sjablonen'. 

Tip: filter op 'stap'. Je ziet dan enkel de sjablonen geschikt en gemaakt voor 'stap' of die het woord 'stap' bevatten.

Kies de juiste communicatiesjablonen voor 'STAP regeling' en kopieer deze eerst. Vervolgens pas je de mail, teksten en de bijlages aan. 

Handig: Zie ook hier hoe dat precies werkt. Alle mogelijke velden zijn al opgenomen. 

Afbeelding: voorbeeld communicatiesjablonen 'gefilterd' op 'stap'

1. Cursus(sjablonen) aanpassen

Alle stappen die ondernomen moeten worden om een cursist in te plannen zijn in één scherm te zien. Per stap zie je deze terug. Iedere cursus(sjabloon) die op één of andere manier meedoet aan de STAP regeling zal 'opgevoed' moeten worden.

Bewerk de cursus of cursussjabloon die hieraan voldoet.

Per cursus(sjabloon) kun je aangeven of:

• Cursus beschikbaar is voor STAP
  • Indien ja ook optioneel enkel (exclusief) voor STAP
• Kies de juiste communicatiesjablonen voor 'STAP regeling'. Deze zijn standaard al aangemaakt met een Planaday logo (indien er een bijlage bij zit). Als je je eigen 'huisstijl' wil toepassen, kopieer deze dan eerst en wijzig deze. Hierna kun je deze (nieuwe communicatiesjablonen) koppelen aan jouw cursus(sjablonen). Zie ook hier.

Afbeelding: stel in cursus(sjabloon) in of deze beschikbaar moet zijn voor STAP

Afbeelding: kies de juiste communicatiesjablonen bij 'STAP regeling' (cursus(sjabloon) bewerken, kies voor 'Emails'. 

Tip: neem bovenstaande over in jouw cursus(sjabloon)

Tip2: Mocht je zelf aangepaste communicatiesjablonen hebben gemaakt voor STAP, kies die dan

Cursist inplannen

Inplannen van een cursist (is feitelijk voor Planaday en UWV altijd een particulier) kan op 3 manieren:

• Via de Publieke API
• Via Wordpress (wat feitelijk gaat via de Publieke API)
• Via Planaday

In Wordpress word de vraag gesteld als de cursus 'stap' bevat of deze cursist dat ook wil. Als de cursus STAP bevat zijn enkele velden (ondanks instellngen) toch verplicht. Denk hierbij aan adresgegevens en geboortedatum.

Zodra de cursist hierop ja zegt, zal dat worden 'meegenomen' in Planaday bij de boeking en deze aanvraag is dan zichtbaar bij 'Cursussen > STAP regeling'. Vanaf hier moet deze verder worden behandeld.

Inschrijvingen verder afhandelen in Planaday

Stap overzicht

Indien STAP actief is, is er een menu bijgekomen aan de linkerzijde bij 'Cursussen'. Dat is 'STAP regeling'. Hierin vind je meerdere tabbladen voor de aanvragen die zijn binnengekomen. 

Per stap is er een tabblad, zodat meteen duidelijk is welke aanvragen (en hoeveel) in welke 'stap' zitten.

Vooralsnog zijn er de volgende tabbladen:

• Openstaande aanvragen
• Aanmelden naar UWV
• Wacht op akkoord UWV
• Deelnemende cursisten
• Deelnamebewijzen
• Factureren

Openstaande aanvragen

Aanvragen door de cursist zelf kan enkel via de Publieke API (Wordpress), dus vooralsnog niet via de portalen. Zodra de aanvraag gelukt is, is deze zichtbaar in dit tabblad. Deze moeten door een medewerker van de opleider beoordeeld worden.

Aanvragen verwerken en registreren naar UWV (Aanmelden bij UWV)

Hier staan de aanvragen klaar om aangemeld te worden bij het UWV voor goedkeuring.

Acties:

• Selecteer de aanvragen die je wil voor aanmelden bij het UWV
• Gebruik de knop 'Maak UWV uploadbestand' om het CSV bestand te downloaden
• Upload het 'STAP-voor aanmeldingen' bestand bij UWV om aanvragen aan te melden

De aanvragen komen na downloaden van bestand automatisch in het volgende tabblad (Wachtend op akkoord UWV) te staan.

Let op: per cursist is geboortedatum verplicht. Als deze niet is ingevuld bij de cursist, dan is deze ook niet naar de volgende stap door te zetten.

Handig: Als een cursist al eerder is aangemeld bij UWV voor deze cursus, klik dan op 'Al aangemeld'. Dan wordt de status gewijzigd in 'Wacht op UWV' en zal er verder niets gebeuren. 

Afbeelding: Maak het CSV bestand op basis van gekozen cursisten.

Wacht op UWV

Hier vind je een overzicht van STAP aanvragen die wachten op antwoord van het UWV. Deze zijn daar dus al aangemeld.

De opties goedgekeurd en afgewezen zijn beschikbaar.

Afbeelding: voorbeeld van overzicht waarin opleider kan kiezen om deze 'goed te keuren' of 'af te wijzen'.

Goedgekeurd

Als de aanvraag goedgekeurd is door UWV, dan voer je het beschikkingsnummer in bij de cursist. Klik hiervoor op 'Goedgekeurd' en vul het beschikkingsnummer in. Optioneel kun je meteen een cursistenportaal aanmaken en bij communicatie kun je aangeven of je wel/geen communicatie wil versturen naar de cursist.

Afbeelding: vul het beschikkingsnummer van UWV in

Afgewezen

Klik op 'Afgewezen' als deze dus niet goedgekeurd is. Je kunt ervoor kiezen om communicatie te versturen. In die communicatie zou je bijvoorbeeld kunnen aanbieden dat je de cursus alsnog kunt/wil geven, maar dat dit niet wordt vergoed door de stap-regeling.

Zodra de aanvraag is afgewezen, dan wordt deze aanvraag bij 'Wacht op cursist' geplaatst en krijgt de cursist een mail met de vraag of deze alsnog moet doorgaan (voor eigen kosten) of dat de aanvraag geannuleerd mag worden.

Afbeelding: Aanvraag wordt afgewezen.

Wacht op cursist

Alle aanvragen die afgewezen zijn door UWV staan hier vermeld. De cursist heeft mail gekregen hiervan. Op basis van die beslissing kan de opleider de aanvraag alsnog goedkeuren (Akkoord) of afwijzen (Niet akkoord). Vooralsnog kan dit niet geautomatiseerd.

Zodra deze wordt goedgekeurd, dan ontvangt de cursist optioneel nog een mail hiervan en wordt de cursist meteen ingepland in de betreffende cursus. 

Als de aanvraag niet akkoord is, dan ontvangt de cursist hier ook optioneel mail van en wordt deze niet ingepland in de cursus.

Deelnemers

Kies voor het tabblad 'Deelnemers' om te zien welke deelnemers momenteel een cursus volgen die STAP bevatten en waarbij de cursus nog niet is afgerond. Dit is een overzicht waarbij je eenvoudig kan zien wat er nu nog loopt.

Tip: verwerk de presenties van alle dagdelen van die betreffende cursus (indien de dagdelen van vandaag of in het verleden liggen).

Deelnamebewijzen

Als de cursus is afgerond (en eventueel de presentie is verwerkt), dan vind je dat terug in het overzicht via tabblad 'Deelnamebewijzen'.

Factureren

Indien je hebt ingesteld dat je het restant van het cursusbedrag (omdat deze hoger is dan het bedrag wat je hebt ingevoerd bij 'Beheer > Instellingen > Modules > STAP regeling') aan de cursist wil factureren, doe je het volgende:

Afbeelding: Deze cursus bevat 'STAP', dat is zichtbaar door het 'stap' icoon. In zowel details van cursus als in diversen overzichten