Document(en) genereren of mailen zoals certificaten

Tijdens het inplannen kun je communicatie versturen over de betreffende cursus. Maar je kunt ook andere documenten genereren. Dit kan bij een cursus per cursist of voor alle cursisten. Denk hierbij aan nog een uitnodiging, een cursusmap, een contract. Maar ook certificaten of een bewijs van deelname.

Voorwaarden

• De cursus moet één of meerdere bestanden (communicatiesjablonen bevatten
• Er moet tenminste één cursist zijn ingepland

Mogelijkheden

Er zijn meerdere mogelijkheden bij het genereren en maken van documenten.

1. Maak één document voor één cursist in de gekozen cursus
   1. Hierin de keuze of dit moet worden gegenereerd in word of pdf (nieuw)
2. Maak één of meerdere documenten voor meerdere cursisten
   1. Hierin enkel de keuze voor pdf

Daarnaast is het volgende ook mogelijk

1. Een gegenereerde document meteen openen/downloaden
2. De gegenereerde documenten meteen opslaan bij iedere cursist
3. De gegenereerde documenten meteen opslaan bij iedere cursist en in de portalen (klantenportaal of cursistenportaal) indien actief
4. Een enkel gegenereerde document genereren in word

Één document genereren voor 1 cursist

Werkwijze

• Ga naar betreffende cursus
• Kies voor maak documenten, dat is een button die je bovenaan vindt
• Klik bij de betreffende cursist voor 'maak document'
• In het vervolgscherm kun je meerdere keuzes maken (maar wel één document).
• Optioneel kun je document in word of pdf krijgen
• Optioneel kun je deze direct opslaan bij cursist (in Planaday zichtbaar)
• Optioneel kun je deze direct opslaan bij cursist in portal (in klanten- en cursistenportaal zichtbaar)
• En kies voor 'aanmaken'

Document mailen

Per communicatiesjabloon kun je aangeven of deze 'mailbaar' is. En hiermee wordt bedoeld dat je deze ook vanuit 'maak documenten' gemaild kan worden.

Meerdere documenten genereren voor één of meerdere cursisten

Werkwijze

• Ga naar een cursus

• Kies voor maak documenten, dat is een button die je bovenaan vindt
• Selecteer één of meerdere cursist(en) door naast de cursistnaam een vink te zetten.
  • Of kies voor alle cursisten door de bovenste vink te gebruiken
• Klik hierna rechtsboven op Bulk acties
• Optioneel kun je deze direct opslaan bij cursist (in Planaday zichtbaar)
• Optioneel kun je deze direct opslaan bij cursist in portal (in klanten- en curistenportaal zichtbaar)
• Daaronder maak je je keuze voor de documenten die je wil genereren.
• Zodra je dat hebt gedaan kies je voor uitvoeren

Alle documenten die je hebt gekozen worden nu op de achtergrond gegenereerd. Dit kan 1 tot 3 minuten duren. Zodra de documenten klaar zijn, worden deze aangeboden op het dashboard. 

Dit bestand wordt je aangeboden in zip-formaat welke je nog moet uitpakken. In dit zip bestand vindt je 1 bestand met 1 grote PDF erin en per document een losse PDF.

Tip: Als je wil zien bij het genereren welke cursisten er wel en niet aanwezig waren, dan kun je dat instellen. ga hiervoor naar 'Beheer -> instellingen -> Communicatie & Documenten -> Document generatie' en zet bij 'Toon presentie' op 'ja'.

Je krijgt dan zo'n scherm als hieronder waarin je kunt zien per cursist of deze aanwezig of afwezig waren!

Document genereren bij gevolgde opleiding

Als je een certificaat of iets wat gemaakt is vanuit certificaten zoals een pasje of een bewijs van deelname, dan worden deze ook bij de gevolgde opleiding gekoppeld bij de cursist.

voorbeeld overzicht gegenereerde documenten bij cursist in Planaday

Voorbeeld overzicht bestanden bij cursist in cursistenportaal

Document toevoegen bij gevolgde opleiding

Indien je een eigen document hebt of een certificaat, dan is het ook mogelijk deze bij de gevolgde opleiding toe te voegen van die betreffende cursist.

Werkwijze

• Ga hiervoor naar de gevolgde opleiding van cursist
• Klik op toevoegen icoon (zie voorbeeld hierboven)
• Vul een titel en optioneel een omschrijving in
• Kies optioneel of deze getoond moet worden in 'portaal' voor cursistenportaal en klantenportaal (indien actief)