Groep (van één bedrijf) inplannen op één cursus

Gewijzigd op Wo, 29 Sep, 2021 om 5:38 PM

Beschikbaar vanaf versie 2.26.0

Inplannen van cursisten kan per cursist via de cursus, via de cursist of via dashboard.

Het is ook mogelijk om één groep (of een aantal cursisten) van één bedrijf direct in te plannen en één bevestiging te sturen naar contactpersoon. Optioneel kun je ook de cursisten een mail sturen.

Hieronder de voorbereiding en instructies hoe je meerdere cursisten van één bedrijf in één actie kunt inplannen met één bevestiging.

Voorbereiding

Zorg ervoor dat iedere cursussjabloon voorzien is van de juiste communicatiesjablonen
Kopieer hiervoor de bestaande (basis) communicatiesjabloon aan en pas de bijlage aan met jouw logo etc.
- De nieuwste communicatiesjablonen staan hier. En kies voor 'bevestiging-inschrijving-groep.docx'
- Indien je een eigen communicatiesjabloon wil, maak dan eerst een copie hiervan. Hoe dat moet lees je hier.

Zodra je een copie hebt van de bestaande basis communicatiesjabloon:
- Ga naar de cursus en cursussjablonen en bewerk diegene waarvoor je een groep wil inplannen en kies bij 'Groep acties' de juiste communicatiesjablonen.
- Wij adviseren alle cursussjablonen te wijzigen
- Pas hierna alle cursussjablonen aan!
Pas eventueel de cursus aan die je al had ingepland en wijzig hierbij 'bij inplannen' bij onderdeel 'groeps acties'.

Screenshot waar je cursus(sjabloon) aanpast en de juiste communicatiesjabloon kiest die je eerder had gemaakt en klaargezet.

Communicatiesjabloon en variabelen en mogelijkheden

Er zijn diversen mogelijkheden om communicatie te maken.

1. Genereer enkel een lijst met namen met de variabele: $c_namenlijst$.

2. Genereer een tabel met lijst met namen en aanvullende informatie.

De variabele $c_aantal$ geeft het aantal van aantal cursisten die op dat moment werden ingeschreven.

In de screenshot hieronder vind je alle variabelen en mogelijkheden terug welke mogelijk zijn.

Wil je nog meer details in de tabel, bekijk dan hier welke velden er mogelijk zijn. (zoek naar alles bij $c_ .... )

Screenshot van gegenereerde PDF op basis van uitnodiging en bevestiging.

Groep inplannen via een cursus

Plan een nieuwe cursus in of als je er al één hebt gepland naar de volgende stap
- Overtuig jezelf ervan dat de cursus en/of het cursussjabloon de communicatiesjabloon bevat die jij wil gebruiken (zie voorbereiding hierboven!)
Ga naar de ingeplande cursus
Kies voor 'Groep inplannen'
Selecteer in het vervolgscherm het bedrijf waarvoor je cursisten wil inplannen
Vink de cursisten aan die je wil inplannen
Klik op 'Volgende stap'-button
In de volgende selecteer je de dagdelen, standaard zijn alle dagdelen geselecteerd)
Geef aan bij 'bevestigen' wie je wil mailen en kies voor 'Bevestig boeking'
De cursisten zijn ingepland en alle communicatie is aangemaakt.
- Deze communicatie moet nog via de queue worden verstuurd
- Deze communicatie staat ook bij de betreffende cursus en cursisten (indien gekozen)

Groep inplannen via een bedrijf

Plan een nieuwe cursus in of als je er al één hebt gepland naar de volgende stap
- Overtuig jezelf ervan dat de cursus en/of het cursussjabloon de communicatiesjabloon bevat die jij wil gebruiken (zie voorbereiding hierboven!)
Ga naar het bedrijf waarvoor je meerdere cursisten wil inplannen (kies voor bekijken (klik op oogje)
Kies voor 'overzicht' bij 'cursisten' in secties (zie screenshot 1)
Selecteer links de cursisten (vinkjes)
Indien je alle cursisten hebt geselecteerd die je wil inplannen kies je voor 'bulk acties' rechtsboven (die komt enkel als er tenminste één cursist is geselecteerd)
Kies voor 'inplannen' in de popup
Zoek in het vervolgscherm (zie screenshot 2) de juiste cursus (en de juiste datum)
Selecteer de juiste cursus (door te klikken op selecteer)
In stap 3 (zie screenshot 3) selecteer je de dagdelen, standaard zijn alle dagdelen geselecteerd)
Geef aan bij 'bevestigen' wie je wil mailen en kies voor 'Bevestig boeking'
De cursisten zijn ingepland en alle communicatie is aangemaakt.
- Deze communicatie moet nog via de queue worden verstuurd
- Deze communicatie staat ook bij de betreffende cursus en cursisten (indien gekozen)

Screenshot 1: selecteer één of meerdere cursisten

Screenshot 2: zoek cursus en selecteer

Screenshot 3: Selecteer de dagdelen en kies wie je wil mailen

Bevestiging

Je kunt een bevestiging sturen naar de contactpersoon. Deze zal één mail ontvangen met alle cursisten in één document (pdf). Dat is 'bevestiging-inschrijving-groep.docx', deze staan hier.

Iedere cursist ontvangt ook een bevestiging indien je deze had geselecteerd.

Optioneel kun je ook andere mensen mailen.

Let op: indien emailadres van contactpersoon niet ingevuld is, krijg je ook geen optie om die te kiezen bij je bevestiging!

Let op: Groepsplannen kan enkel voor één bedrijf. Wil je meerdere mensen inplannen voor verschillende bedrijven, dan zal deze functionaliteit niet werken. Maak dan de keuze om eerst één bedrijf te doen en hierna de andere.

Belangrijk: In het kader van AVG gebruiken wij in screenshots automatisch gegenereerde namen en geen werkelijke namen.