Werking van communicatiesjablonen

Beschikbaar vanaf versie: 2.40.6

Communicatiesjabloon uitleg

Communicatiesjablonen zijn sjablonen welke communicatie en dus tekst(en) en details bevatten voor de communicatie die gebruikt wordt bij het versturen van e-mails (naar klant (contactpersoon), cursist en/of instructeur) of bij het maken van een ander document zoals certificaten, bewijs van deelname etc. Denk aan een uitnodiging, herplanning, uitnodiging voor herhaling of een optie op een cursus.

Communicatiesjabloon in beeld (diagram)

Een communicatiesjabloon heeft een titel en een omschrijving (voor intern gebruik). Daarnaast bevat deze tekst voor de e-mail en een tekst voor het onderwerp. 

Een communicatiesjabloon zit altijd in één categorie en is enkel voor die categorie geschikt en toepasbaar.

Voor meerdere communicatie momenten gebruik je zo'n communicatiesjabloon in een cursus (die is ingepland).

Standaard communicatiesjabloon

Er zijn diverse communicatiesjablonen standaard aanwezig en de basis is al voor je ingevuld, bij zowel de cursussjablonen als bij de ingeplande cursussen. Echter deze zijn standaard met het Planaday logo en de tekst die vooraf is bepaald. Deze kunnen worden aangepast.

Deze communicatiesjablonen kun je bij ieder cursussjabloon, cursus of bijv. certificaat gekozen worden. Bij een ingeplande cursus kun je dit eventueel wijzigen. Een bestaand communicatiesjabloon is niet te wijzigen bij een cursus, maar wel te gebruiken of te kopiëren.

Communicatiesjabloon aanpassen

Je kunt als je eigen communicatiesjablonen wil gebruiken deze bestaande kopiëren en vervolgens aanpassen. Lees hier hoe dat moet.

Tip: Er zijn al kopieën gemaakt van de basis templates voorzien van jullie eigen logo. Indien dit niet gedaan is, laat dit ons weten via 'support'. Dit kun je doen door een ticket in te sturen.

Correspondentie post of bezoekadres

Indien je velden zoals cb_bedrijf gebruikt, worden standaard de bedrijfsgegevens (bezoekadres) gebruikt zoals ingegeven bij het betreffende bedrijf in Planaday. Indien een bedrijf ook een postadres heeft, dan zal dat adres worden gebruikt in de communicatie.

Wel/niet mailbaar

Per communicatiesjabloon kun je aangeven of deze 'mailbaar' is. En hiermee wordt bedoeld dat je deze ook vanuit 'maak documenten' gemaild kan worden.

Werking van velden in communicatie & certificaten

Er zijn diversen 'mappers' gemaakt die velden van bijvoorbeeld een cursist 'mappen' in een communicatie moment. 

Deze 'mappers' komen overeen met de categorieën die je tegenkomt bij communicatiesjablonen.

De categorieën die je vind bij 'sjablonen' in beheer

Velden per communicatie type (mappers)

Iedere 'mapper' heeft eigen velden. Deze vind je hier.

De categorieën en onderdelen welke apart zijn benoemd met alle velden.

Brief voor cursist en/of contactpersoon /

Als je een brief maakt voor een cursist en/of contactpersoon, dan kun je dezelfde template gebruiken. Ieder veld die op een regel staat welke NIET wordt herkend of niet bekend is in een 'mapper' zal worden verwijderd. 

Dit geeft je de mogelijkheid om meerdere regels op te nemen in je communicatie. 

Voorbeeld waarin je contactpersoon en cursist benoemt:

Geachte $cb_cp_naam$,
Beste $c_voornaam$,
 
Bij deze bevestigen wij uw inschrijving voor de cursus $cr_naam$.
Details omtrent deze bevestiging, de cursus en de tijden treft u aan in de bijlage (pdf).
 
--
Met vriendelijke groet,
$eb_naam$
$m_naam$
$m_email$
$m_telefoon$

Instructievideo