Gebruik Microsoft365 mailserver (SMTP) met actieve 2-staps verificatie voor het versturen van email

De volgende procedure zorgt ervoor dat je via de Microsoft365 mailservers kunt versturen uit Planaday in combinatie met een actieve 2-staps verificatie.

De login method met inlognaam en wachtwoord is voor Exchange online vanaf maart 2026 niet meer te gebruiken, zie dit artikel: Exchange online to retire Basic SMTP AUTH

Wat heb je nodig:

• Een actief microsoft account wat gekoppeld is met een mailbox en waarmee je kan inloggen. (Shared mailbox of gewoon account maakt niet zoveel uit, bij een gewoon account heb je minimaal een Exchange licentie nodig).
• Minimaal 1 app registratie voor het versturen van de email vanuit Planaday via de (shared) mailbox.
• De gebruikte app moet minimaal de machtiging 'SMTP.Send' hebben (vanuit Microsoft Graph), deze kan gedelegeerd zijn met toestemming van de beheerder.
• De gebruiker waarmee je via Planaday inlogt op de mailserver moet aan de groep van de app zijn toegevoegd
• De volgende gegevens zijn nodig voor de instellingen in Planaday: Server client ID, Server client secret, Server tenant ID en de inlognaam van de gebruiker.

Aanmaken van de app registratie in de Azure portal:

Ga naar https://portal.azure.com en log in met beheerders-rechten. Ga vervolgens naar je 'Microsoft Entra ID' en maar een nieuwe 'App registratie' aan via: Beheren > App Registraties > Nieuwe registratie.

Als je deze nieuwe 'App registratie' hebt aangemaakt kun je in het overzicht ervan al direct de gegevens 'client-id' en 'tenant-id' terugvinden, deze heb je nodig voor de instellingen in Planaday.

Stel bij 'Omleidings-URI's' een 'Web' Omleidings-URL in met de URL die je bij de Planaday email-instellingen ('Instellingen > Email > Mailserver') kunt terugvinden (met oauth/token erin).

Je kan in het overzicht van de 'App registratie' bij 'Clientreferenties' een 'Nieuw clientgeheim' aanmaken. LET OP: Je kan direct na aanmaken de waarde van het clientgeheim kopiëren. Doe dit en plak de waarde in Planaday bij 'Server client secret' (en/of in je wachtwoord-manager), want als je dit venster verlaat kan je de waarde niet meer terugvinden. Je zult dan een nieuw clientgeheim moeten aanmaken en de oude verwijderen.

Je kan in het overzicht van de 'App registratie' ook bij 'Beheren > API-machtigingen' de machtigingen aanpassen. Voeg hier de machtigingen 'SMTP.Send' en 'offline_access' toe (Beide uit de Microsoft-Graph API). De eerste is om email te versturen via SMTP, de tweede is om de sleutel voor toegang, die je later middels een login op Microsoft kunt aanmaken, op te kunnen slaan in Planaday. (Waarschijnlijk moet je 'Beheerderstoestemming verlenen' voor deze machtigingen)

Zorg ervoor dat de gebruiker die je wil inzetten om vanuit Planaday email te sturen is toegevoegd voor de App. Ga daarvoor naar je 'Microsoft Entra ID' en navigeer naar 'Bedrijfstoepassingen > Beheren > Gebruikers en groepen' en voeg de juiste gebruiker toe (Deze gebruiker moet de machtiging hebben om email te sturen via SMTP).

Planaday instellen voor gebruik van de Microsoft Azure App Registratie:

Log in bij je Planaday omgeving als beheerder en ga naar 'Instellingen > Email > Mailserver'. Stel deze in op 'Microsoft Office via SMTP' met 'Moderne authenticatie (XOauth2)'. Je kan nu de inlognaam van de gebruiker en de server-gegevens invoeren: Server client ID, Server client secret, Server tenant ID.

Druk nu eerst op 'Opslaan' om de gegevens vast te leggen.

Vervolgens kan je de knop 'Authenticeer bij mailserver' gebruiken om een login bij Microsoft te starten waarbij we de toegangs-sleutel aanmaken en opslaan die door Planaday wordt gebruikt om email te versturen via de gebruiker waarmee je nu inlogt. De door Planaday verstuurde email zal vanaf nu automatisch verschijnen in je Microsoft outbox.